Referat af Bestyrelsesmøde
Tirsdag den 12. August 2015 kl. 18:30
Tilstede: Asger Schmidt (AS), Svend Pedersen (SP), Preben Pedersen (PP), Jonna Andersen (JA), Erik Dahl (ED).
Fraværende: : Henning Kjeldsen (HK), Jytte Callesen (JC), Preben Westh (PW), Kent Nissen (KN),
Peter Riggelsen og Michael Madsen deltog i mødet.
Dagsorden:
- Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde
- Økonomi og medlemssituation
- Opfølgning på virksomhedsplan og aktivitetsplan
- Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområde
- Henvendelser fra medlemmerne/indkomne forslag
- Eventuelt
Beslutninger og arbejdsopgaver på mødet:
- Der blev påpeget, at der i klubben ydes meget frivilligt arbejde, som ikke må glemmes. Derfor bliver der udarbejdet et nyhedsbrev og en pressemeddelelse (SP).
- Der skal aftales et budget inden 1. Oktober. KN og JA starter budgetlægningen. Jørgen Slothus og AS starter på banebudgettet.
- Kulturnatten den 5. September. Der er brug for hjælpere til dagen gerne fra juniorafdelingen. Nyhedsbrev udarbejdes. PP.
- IT- Facebook-politik: Der aftales et møde med SP, Rene Aagaard Andersen, PP og Klaus Milton for at få fastlagt klubbens facebook-politik. Mødet søges afviklet i uge 35. PP.
- Sponsorudvalg: Der udarbejdes et excel-ark over de sponsorater, som klubben har indgået aftale med. Det er vigtigt, at der er en oversigt over hvor længe sponsoratet løber. JA.
- til bestyrelsesmøde: kontingentsatser
Referat fra mødet:
Ad1:
Godkendt
Ad 2:
Følgende oversigt over regnskabet for Juli måned viser afvigelser på kontingenter, greenfee og sponsorer.
Økonomi:
Indtægter
Manglende Kontingenter: -76.000 kr.
Manglende Greenfee indtægter: -5.000 kr.
Manglende Sponsor indtægter: -1.000 kr.
Og de postive afvigelser:
Matcher: + 7.000 kr.
Øl og vand: + 60.000 kr.
Shoppen: + 55.000 kr.
Udgifter
Merudgift til Personale: – 62.000 kr.
Drift besparelse: 25.000 kr.
Baneudgifter: – 43.000 kr.
Øl og vand: – 44.000 kr.
Konklusion:
Det er vigtigt med en stram budgetopfølgning og sikre, at det holdes .
LAG-midler er endnu ikke blevet udbetalt. Midlerne (kr. 173.000) er bevilliget. Der er meget lang ekspeditionstid (via EU).
Medlemmer: status 31. August 2015:
Flex 57
Flex hverdag 27
Juniorer 45
Langdistance 25
Passive 65
Prøvemedlemmer 24
Seniorer 422
Studie 21
Udmeldelser : 6
Antallet af diverse flexmedlemskaber blev drøftet. Der er en del klubber som har begrænsning på antallet af Flex-medlemsskaber.
Udslagshuset på rangen er færdigt. Der blev udtalt stor ros til de frivillige.
Der blev samtidig påpeget ,at der i klubben ydes meget andet frivilligt arbejde, som ikke må glemmes. Derfor bliver der udarbejdet et nyhedsbrev og en pressemeddelelse. SP.
Ad 3:
Intet.
Ad 4:
Greenkeeper:
Samtale mellem AS og Jørgen Slothus.
Der skal aftales et budget inden 1. Oktober KN og JA starter budgetlægningen. Jørgen Slothus og Asger starter på banebudgettet.
Hverveudvalget:
Spil med en ven: 60 tilmeldte – det var en god dag. Der er udsendt mail til kontaktpersonerne med en opfordring om at starte som begynder.
Kurser: 17. August og 23. August. Der er desuden mulighed for individuelle aftaler omkring træning.
Kulturnatten i Løjt Kirkeby afvikles d. 5. September fra 10 til 14. Programmet kan ses på medsendte link: www.lojtland.dk/proev-street-golf.30460.aspx
Der er brug for hjælpere til dagen gerne fra juniorafdelingen. Nyhedsbrev udsendes. PP
IT:
IT- Facebook-politik. Der aftales et møde med SP, Rene Aagaard Andersen, PP, Klaus Milton for at få udarbejdet et forslag til klubbens facebook-politik. Mødet søges afviklet i uge 35. PP.
Sponsorer:
Der er tegnet sponsorater med store firmaer. Målsætning for sponsorudvalget er, at der skal laves et sponsormiljø, som gør at det er spændende at være med i sponsorkredsen.
Der udarbejdes et excel-ark over de sponsorater, som klubben har indgået aftale med. Det er vigtigt at der er en oversigt med hvor længe sponsoratet løber. JA.
Der blev drøftet mange muligheder.
Ad 5:
Intet
Ad 6 :
Fremtidige kontingent-satser blev drøftet. Punktet tages op på et bestyrelsesmøde. JA.
Næste møde : 8. september 2015 kl. 18.30 i Klubhuset
Referent Preben Pedersen (PP)
