Bestyrelsesmøde 12. november 2019

Referat bestyrelsesmøde tirsdag den 12. november 2019, kl. 18.30

Sted: Aabenraa Golfklub

Deltagere: Jonna Andersen (JA), Klaus Milton Jensen (KM), Torben Petersen (TP), Mette Lillebæk (ML), Jytte Callesen, (JC), Ole Højen (OH), Palle Christensen (PC)

Fraværende: Peter Riggelsen (PR), Henning Kjeldsen (HK)

Dagsorden:

  1. Godkendelse af referat fra sidste møde
  2. Efterretninger
  3. Økonomi og medlemssituation
  4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder
  5. Henvendelser fra medlemmerne / Indkomne forslag
  6. Eventuelt

Ad 1:

Godkendt

Ad 2:

Sponsorudvalget har via EY undersøgt, hvorvidt et medlemskontingent i AAGK kan inkluderes i et sponsorat. Dette er ifølge EY OK, hvis det på fakturaen specificeres, hvad der er kontingent og hvad der er sponsorat. Bestyrelsen accepterer metoden.

Alle gamle golf carts er nu solgt.

Medlemsmøde. De indkomne forslag blev gennemgået og diskuteret.

Ad 3.

Økonomi:

Der forventes stadig et underskud i år i forhold til budgettet. Der er ingen væsentlige ændringer i forhold til sidste måned. OH starter budgetlægningen for 2020 i løbet af en uges tid.

Gaveindsamlingen er stadig lidt træg, indtil nu har 59 personer givet gave. 100 er nødvendig for at kunne få del i udlodningen.

Medlemssituationen:

Pt. 633 medlemmer. Vi har modtaget 54 udmeldinger per 31/10, hvilket er på linje med tidligere år.

Ad 4:

Baneudvalg:

Det våde vejr har drillet i efteråret og udskudt forskellige ting.

Der overvejes alternative Tee steder på visse huller over vinteren for at skåne nogle af de permanente Tee steder.

Indoor golf. Ansøgning er sendt til kommune og afventer nabohøring. 1 december kommer til at knibe.

Hverveudvalg:

Vi har modtaget oplæg på hvervekampagne fra Funnel First via Facebook. Forslaget blev diskuteret og overvejes.

Sponsorudvalg:

Sponsorlister er blevet revideret og salget for 2020 er gået i gang

Ad 5:

Intet.

Ad 6:

Intet.

 

Referent

Torben Petersen

Bestyrelsesmøde 17. oktober 2019

Referat bestyrelsesmøde torsdag den 17. oktober 2019, kl. 18.30

Sted: Aabenraa Golfklub

Deltagere: Jonna Andersen (JA), Klaus Milton Jensen (KM), Torben Petersen (TP), Mette Lillebæk (ML), Henning Kjeldsen (HK), Jytte Callesen, (JC), Ole Højen (OH)

Fraværende: Palle Christensen (PC), Peter Riggelsen (PR)

Dagsorden:

  1. Godkendelse af referat fra sidste møde
  2. Efterretninger
  3. Økonomi og medlemssituation
  4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder
  5. Henvendelser fra medlemmerne / Indkomne forslag
  6. Eventuelt
  • Medlemsmøde november 2019
  • Bestyrelsens fremtidige arbejde

 

Ad 1:

Godkendt

 

Ad 2:

Gruppen som står for rengøring på driving range har gjort opmærksom på, at der ikke længere er kopper til tee’s ved måtterne under halvtaget. Dette undersøges gennem greenkeeperne og tages op på næste baneudvalgsmøde.

KM gennemgik de seneste resultater fra ”golfspilleren i centrum”. Det er stadig vigtigt at medlemmerne bruger tid på at besvare spørgeskemaet, hvilket er med til at give bestyrelsen et overblik over ”tilstanden” i klubben.

 

Ad 3.

Økonomi:

Der forventes et underskud i år i forhold til budgettet. Underskuddet skyldes primært manglende kontingentindtægter grundet en ”budgetfejl”, samt skift af greenkeeper. Der er også manglende greenfee indtægter, men de opvejes af besparelser og indtægter andre steder.

Indtil videre har der været en træg start på gaveindsamlingen. Emnet tages op på medlemsmødet i november.

Medlemssituationen:

Pt. 633 medlemmer. Der er først overblik over udmeldte medlemmer den 31/10, indtil videre er der intet alarmerende.

 

Ad 4:

Baneudvalg:

Intet nyt om tredje shelter.

En bredere ”efterløber” overvejes, vil give både tidsmæssige og driftsmæssige besparelser på sigt.

Indoor golf er endnu ikke fuldt afklaret. Der er fundet en egnet lokalitet, men ejer mangler at underskrive og der skal også ske beboerhøring. Indoor golf kunne være med til at reducere dette års underskud.

Der overvejes renovering af skraldespande, boldvaskere og bænke op på en sådan måde, at det bliver lettere at klippe uden brug at buskrydder.

Hverveudvalg:

Golfens dag den 26. april 2020 og Spil med en ven den 23. august 2020.

Sponsorudvalg:

Har startet sine aktiviteter og mange sponsorater skal gentegnes for 2020/21, hvilket kan bringe lidt usikkerhed for budgettet for 2020.

 

Ad 5:

Henvendelse vedr. brug af golf cart under turneringer. Formuleringen på klubbens hjemmeside fastholdes.

 

Ad 6:

Medlemsmøde november. Vi planlægger at lave en uformel tilmelding for at kende et ca. deltagerantal. Per og Ronni deltager på mødet og har hver en indlæg. Indtil videre er der indkommet 2 spørgsmål.

Jonna træder tilbage som formand på næste generalforsamling, men fortsætter endnu et år i bestyrelsen. Dette giver anledning til ændring og uddelegering af en række arbejdsopgaver, hvilket også kommer til at betyde behov for mere hjælp fra vores store ”frivillige Korps”. Bestyrelsen planlægger en ”arbejdssøndag” i starten af januar 2020, for at få struktureret arbejdsopgaver, redskaber og forretningsgange.

 

Referent

Torben Petersen

Bestyrelsesmøde 9. september 2019

Referat bestyrelsesmøde tirsdag den 9. september 2019, kl. 18.30

Sted:Aabenraa Golfklub

Deltagere: Jonna Andersen (JA), Klaus Milton Jensen (KM), Torben Petersen (TP), Mette Lillebæk (ML), Henning Kjeldsen (HK), Jytte Callesen, (JC), Peter Riggelsen (PR), Palle Christensen (PC), Ole Højen (OH)

Fraværende: Ingen

Dagsorden:

  1. Godkendelse af referat fra sidste møde
  2. Efterretninger
  3. Økonomi og medlemssituation
  4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder
  5. Henvendelser fra medlemmerne / Indkomne forslag
  6. Eventuelt

Ad 1:

Intet referat fra sidste møde.

Ad 2:

Vi har modtaget 45.000 kr. i støtte fra DIF og DGI’s foreningspulje til vores Astronaut projekt. Ronni laver en prioritetsliste over, hvilke materialer der skal bruges frem til næste sommer. Separat plan laves i fald der bliver mulighed for vintergolf i 19/20.

Golf carts. Der arbejdes på at komme af med de gamle golf carts, samtidig med at sponsorudvalget prøver at finde sponsorer til de nye golf carts.

Ad 3.

Økonomi:

Der er et underskud i forhold til budgettet. Afvigelserne skyldes primært manglende kontingentindtægter, manglende greenfee indtægter samt skift af greenkeeper. Kvartalsregnskab samt forventninger til årsresultat kommer på næste bestyrelsesmøde.

Medlemssituationen:

Pt. 629 medlemmer. 

Ad 4:

Baneudvalg:

3’ shelter er stadig udestående. Klaus sender kort til Peter med ønsket placering af 3’ shelter.

Sommer greens lukkes 3 måneder til vinter grundet svamp samt efterslæb fra tidligere år. Til gengæld er der blevet lovet forbedrede vintergreens i forhold til tidligere år. 

Begynderudvalg:

Begynderturnering flyttes snart til søndag eftermiddag grundet den mørke tid. Preben Skellgaard har overtaget teoriundervisningen.

Hverveudvalg:

Pt. ingen aktiviteter, der undersøges hvilke muligheder der findes i forbindelse med Facebook.

Diverse:

Hjælperturnering lørdag den 5. oktober. Indbydelse udsendes snarest. Da turneringen er for hjælpere, arrangeres turneringen af bestyrelsen og andre frivillige.

Årligt medlemsmøde er planlagt til søndag den 17. november kl. 10. Indbydelse udsendes senere.

Ad 5:

Ingen henvendelser.

Ad 6:

4 personer er på valg til næste generalforsamling. Der agiteres for mulige emner på det kommende medlemsmøde.

”Wall of Fame” skal ændres grundet pladsmangel. Speedy er behjælpelig med dette, men egnet stillads skal findes.

Der blev udvekslet strøtanker vedrørende revidering af vedtægter, bestyrelsessammensætning samt fremtidig struktur.

Referent

Torben Petersen

Bestyrelsesmøde 13. august 2019

Referat bestyrelsesmøde tirsdag den 13. august 2019, kl. 18.30

Sted:Aabenraa Golfklub

Deltagere: Jonna Andersen (JA), Klaus Milton Jensen (KM), Jytte Callesen, (JC), Palle Christensen (PC), Ole Højen (OH)

Fraværende: Peter Riggelsen (PR), Torben Petersen (TP), Mette Lillebæk (ML), Henning Kjeldsen (HK)

Dagsorden:

  1. Godkendelse af referat fra sidste møde
  2. Efterretninger
  3. Økonomi og medlemssituation
  4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder
  5. Henvendelser fra medlemmerne / Indkomne forslag
  6. Eventuelt

Ad 1:

Godkendt.

Ad 2:

De nye leasede Golf Carts er klar til at blive sat i gang. Vi har ikke modtaget nøgleboksen endnu, men vi vil have de nye biler i brug nu. Pris for brug af golfbilerne fremadrettet bliver følgende:

Greenfee gæster: 300 kr. og Medlemmer: 150 kr. Der laves en klippekortløsning til medlemmer.

Ad 3.

Økonomi:

Der er søgt om fortsat at få del i momspuljen i form af, at vi er registreret som gavemodtager (det er et krav for at kunne søge om refusion). Der sendes info ud til medlemmer omkring dette snarest.

Der rykkes fortsat hos debitorer for manglende indbetaling.

Der er afvigelser i forhold til budgettet, dette følges tæt op.

Lynnedslaget har koster 156.000 kr., som forventes dækket af forsikringen.

Medlemssituationen:

Pt. 621 medlemmer.

Ad 4:

Baneudvalg:

Der informeres om, når der prikles og proppes m.m., så medlemmerne ved, hvornår det foregår.

Aktiviteter og Hverveudvalg:

Der er pr. dags dato tilmeldt 21 til Spil-med-dag den 17. august.

JC har foreslået at undersøger med en anden klub, hvordan de har haft succes med rekruttering af nye medlemmer og fastholdelse af disse.

Uge 29 udvalg:

Uge 29 arrangementet gav et overskud på ca. 38.000 kr. Til næste år – 2020 – vælges noget af markedsføringen fra, da der så vil kunne spares ca. 15.000 kr. = større overskud.

Begynderudvalg:

Der er god tilmelding til begynderhold, der opstartes eventuelt 2 hold nu.

Ad 5:

Der har været forespørgsel fra medlemmer om udvidelser / ændringer i drikkevare-sortimentet. PC undersøger.

Ole Svenningsen har spurgt til flugtveje og låsning af døre i klubhuset. JA undersøger hvad vi kan gøre ved det.

Elisabeth Skellgaard har spurgt til ændring af intervaller fra 7 til 10 minutter mellem starttider. Det betyder færre tider på banen, og i første omgang beholdes de nuværende intervaller.

Ad 6:

Golfspilleren i Centrum: der er udsendt info til bestyrelsen.

 

Referent

Jytte T. Callesen

Bestyrelsesmøde 9. juli 2019

Referat bestyrelsesmøde tirsdag den 9. juli 2019, kl. 18.30

Sted:Aabenraa Golfklub

Deltagere: Jonna Andersen (JA), Klaus Milton Jensen (KM), Torben Petersen (TP), Mette Lillebæk (ML), Henning Kjeldsen (HK)

Fraværende: Jytte Callesen, (JC), Peter Riggelsen (PR), Palle Christensen (PC), Ole Højen (OH)

Dagsorden:

  1. Godkendelse af referat fra sidste møde
  2. Efterretninger
  3. Økonomi og medlemssituation
  4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder
  5. Henvendelser fra medlemmerne / Indkomne forslag
  6. Eventuelt

Ad 1:

Godkendt.

Ad 2:

Gunstart Herreklub. Der er afholdt møde med Erik Skov Nielsen, hvor nye aftaler blev lavet og implementeret. Herreklubben meddeler ved starten af sæsonen, hvilke dage man ønsker gunstart. Her blokeres banen fra 14.30 til 16.30 således at der kan laves gunstart kl. 16.00. Dette skulle kunne fungere for begge parter.

Vi er blevet kontaktet af DIF’s foreningspulje vedr.  vores ansøgning til Astronaut Golf. Yderligere oplysninger blev givet og vi kan forvente svar primo september.

De nye leasede Golf Carts bliver leveret i denne uge. 6 af de gamle golf carts sælges bedst muligt og 1 Cart overføres til greenkeepernes brug.

Indenfor en måned vil Combi Partner levere nøglebox til brug for Golf Carts. Herefter vil Golf Carts kunne bestilles via Golfbox sammen med tidsbestilling og nøgle kan afhentes ved bekræftelse af tid og betaling i klubhuset. Der skal stadig være fokus/kontrol af, at bilerne sættes til opladning efter endt brug.

Ad 3.

Økonomi:

OH var på ferie hvorfor, økonomien ikke blev gennemgået i detaljer. Der er en mindre negativ afvigelse i forhold til budgettet på nuværende tidspunkt, og denne er vokset siden sidste måned. Der kikkes på mulige besparelser som forberedelse til næste møde.

Medlemssituationen:

Pt. 618 medlemmer.

Ad 4:

Baneudvalg:

Der har været lynnedslag i Greenkeeer gården, hvilket beskadigede vandingsanlægget. Reparation kostede 132.000 kr., hvilket er anmeldt til forsikringen.

Roughen er blevet klippet og høet kørt væk. Enkelte skader på banen, bedre instruktion og vejledning til 3’ part næste år.

Roughen vil blive sprøjtet udvalgte steder, hvilket på sigt skal resultere i at der kun er høje strå tilbage og den tætte bevoksning forsvinder.

Det indskærpes overfor Seniorklubben, at gunstart ikke må starte før kl. 9.00 af hensyn til greenkeepernes arbejde og der må ikke startes på hul 13 og 14.

Der monteres laser reflektorer på hul flagstængerne i nærmeste fremtid.

Der var stor opbakning blandt medlemmerne om at skifte til 48, 52 og 58 på teestederne. Dette gennemføres fra næste sæson i forbindelse med ny tee skiltning.

Test afstandsmarkering er lavet på hul 1 og fungerer tilfredsstillende.

Uge 29 udvalg:

Der er 404 tilmeldte til uge 29. Indkøbs- og bemandingsplaner blev gennemgået og alt skulle være klart til uge 29.

Ad 5:

Ingen henvendelser.

Ad 6:

Intet

 

Referent

Torben Petersen

Bestyrelsesmøde 11. juni 2019

Referat bestyrelsesmøde tirsdag den 11. juni 2019, kl. 18.30

Sted:Aabenraa Golfklub

Deltagere: Jonna Andersen (JA), Klaus Milton Jensen (KM), Ole Højen (OH) Torben Petersen (TP), Mette Lillebæk (ML), Peter Riggelsen (PR), Palle Christensen (PC), Henning Kjeldsen (HK)

Fraværende: Jytte Callesen, (JC),

Dagsorden:

  1. Godkendelse af referat fra sidste møde
  2. Efterretninger
  3. Økonomi og medlemssituation
  4. Rappport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder
  5. Henvendelser fra medlemmerne / Indkomne forslag
  6. Eventuelt

Ad 1:

Godkendt.

Ad 2:

Gun start Herreklub blev vendt igen efter yderligere skriverier. JA/TP tager et møde med Erik Skov Nielsen og præsenterer muligt løsningsforslag.

Golfcarts. Nyt finansieringsforslag er fremkommet, som blev accepteret af bestyrelsen. 6 nye golf carts bliver leveret i slutningen af måneden, hvorefter de 6 ældre biler sælges bedst muligt.

Ad 3.

Økonomi:

Økonomien blev gennemgået. Der er en mindre negativ afvigelse i forhold til budgettet på nuværende tidspunkt, men der forventes forsat et resultat på niveau med budgettet ved årets udgang.

Medlemssituationen:

Pt. 608 medlemmer.

Ad 4:

Hverveudvalg:

Vi deltog i arrangement på Sønder Strand, dog med begrænset resultat.

Projekt Astronaut er i opstartsfasen og de første deltagere er tilmeldt. Der er ansøgt om opstartsstøtte hos DGI puljen.

Baneudvalg:

Da der ikke længere er overensstemmelse mellem forventninger og tillid parterne imellem, er det besluttet at opsige samarbejdet med Alexander, der fratræder sin stilling med udgangen af september måned.

Der arbejdes på den fremtidige løsning

De første afstandsmarkeringer er kommet op og resten kommer snarest.

Sponsorudvalg:

Sponsortræning 22 juni. Indtil videre begrænset tilmelding, sidste tilmeldingsfrist er fredag den 14 juni.

Administration:

Der er indkaldt til ekstraordinær generalforsamling torsdag den 13. juni. KM medbringer medlemslister, stemmesedler forefindes, der skal findes en dirigent udenfor bestyrelsen.

Ad 5:

Henvendelse vedr. tee steder. Det er foreslået, at tee stederne ændres fra rød og gul til rød, blå og gul svarende til 48, 52 og 58 (4.800 meter, 5.200 meter og 5.800 meter). En sådan markering og betegnelse er allerede indført på en del golfbaner. Forslaget overvejes positivt og afklares senere. Kan tidligst indføres næste år grundet ny skiltning, nye baneguides og nye konverteringstabeller.

Henvendelse om dropzone på hul 18. Diskussionen genoptages og vendes også med regeludvalget.

Henvendelse om fodgolf på par 3 banen. Forslaget blev forkastet.

Henvendelse om lokalregel ang. drop ved skæve slag i rough. Forslaget blev afvist.

 

Ad 6:

Intet

 

Referent

Torben Petersen

Bestyrelsesmøde 14. maj 2019

Referat bestyrelsesmøde tirsdag den 14. maj 2018, kl. 18.30

Sted: Aabenraa Golfklub

Deltagere: Jonna Andersen (JA), Klaus Milton Jensen (KM), Ole Højen (OH) Torben Petersen (TP), Mette Lillebæk (ML), Jytte Callesen, (JC),

Fraværende: Peter Riggelsen (PR), Palle Christensen (PC), Henning Kjeldsen (HK)

Dagsorden:

  1. Godkendelse af referat fra sidste møde
  2. Efterretninger
  3. Økonomi og medlemssituation
  4. Rappport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder
  5. Henvendelser fra medlemmerne / Indkomne forslag
  6. Eventuelt

Ad 1:

Godkendt.

Ad 2:

CompuPartner, leverandør af check-in system til Golfbox og betaling i klubhus har også udviklet modul med nøglebox til golfcart og booking via Golfbox, dog stadig nogle indkøringsproblemer i Golfbox, som forventes løst indenfor en måned. CompuPartner er billigere end andre undersøgte alternativer, hvorfor vi fortsætter med  CompuPartner fremover.

Golfcarts. Bestyrelsen besluttede sidste år at lease Golf Carts og sælge egne biler. Nu er der kommet et interessant tilbud fra ClubCar gældende for 5 år incl. service og reservedele. Dette implementeres snarest muligt.

Der kører et projekt Skolegolf over sommeren, som involverer flere skoler. Ronni er primus motor med flere assistenter og Finn Aagaard er presseansvarlig.

AAGK er af DGU udvalgt til et puslinge projekt, Astronauterne. Projektet er blevet konkretiseret, Ronni og JA er kontaktpersonerne for projektet og der søges om støtte fra DGI’s foreningspulje til opstartsomkostningerne.

Vores bankaftale og kassekredit er blevet fornyet. OH leverer fremover kvartalsvis rapportering til Sydbank.

Ad 3.

Økonomi:

Økonomien blev gennemgået. Der er en mindre negativ afvigelse i kontingenter i forhold til budgettet, hvilket OH undersøger nærmere. Udgifterne er som budgetteret, hvorfor det samlede resultat er en anelse dårligere end budgetteret.   

Medlemssituationen:

Pt. 601 medlemmer.

Ad 4:

Hverveudvalg:

Golfens dag 28 april gav 5 nye medlemmer. Nyt forslag om kontingent rabat til eksisterende medlemmer ved hvervelse af nye medlemmer. Der arbejdes videre med forslaget.

Baneudvalg:

2 shelters færdige. Der er ansøgt om ny placering for shelter nr. 3 ved kommunen.

Baneudvalget har foreslået, at par 3 banen lukkes for fremmede og kan fremover kun bruges af medlemmer. Samtidig vil par 3 banen fremover kun være på 3 huller af økonomiske årsager. Bestyrelsen vedtog dette forslag.

Græsset foran driving range må kun benyttes på nederste del af driving range (ved boldmaskine), græsset på IKKE benyttes foran det overdækkede område.

Der planlægges ny skiltning på banen, design ikke endelig fastlagt endnu. Forventes færdig inden sæsonstart næste år. Banes rating fastholdes.

Dropregel for hul 18 skal afklares, evt. ved ny lokalregel. Skal diskuteres i regeludvalget.

Frivillige udvalg:

Listerne er opdaterede og kan ses på opslagstavle før omklædningsrummene.

Administration:

Der planlægges ekstraordinær generalforsamling torsdag den 13. juni. Indkaldelse udsendes i sidst i næste uge.

Ad 5:

Henvendelse vedr. herreklubbens månedlige gunstart. Tidligere beslutning om start på for 9 og kun for 9 og kl 16.30 fastholdes og indskærpes overfor herreklubben. Golfbox viser, at der er blokeret for herreklubben fra 15.00 til 15.52, men reelt er der blokeret indtil kl. 17.00, idet det kun er herreklubbens medlemmer som kan booke tid mellem 16.00 og 17.00. Andre bliver afvist af Golfbox, både på Internettet og ved fremmøde i klubben. Tilsvarende system er gældende for damernes tirsdagsklub.

Henvendelse vedr. manglende nyhedsbreve fra Seniorklubben. Grundet den nye persondatalov må vi ikke længere selv opdatere mailinglisten for nyhedsbreve. Tilmelding til nyhedsbreve kan kun ske via tilmelding på hjemmesiden, det samme gælder for framelding. Orientering udsendes via Golfbox til alle medlemmer. Systemet sender automatisk en bekræftigelsesmail til den på mail adresse, som skal bekræftes for tilmeldingen er endelig. Folk opfordres til at checke deres spam mail.

Ad 6:

Vi kan tilsyneladende ikke skaffe nye pæle til parkeringspladsen som erstatning for rådne pæle. Alternativer overvejes.

Referent

Torben Petersen

Bestyrelsesmøde 9. april 2019

Referat bestyrelsesmøde tirsdag den 9. april 2019, kl. 18.30

Sted:Aabenraa Golfklub

Deltagere: Henning Kjeldsen (HK), Jonna Andersen (JA), Klaus Milton Jensen (KM), Ole Højen (OH), Palle Christensen (PC), Torben Petersen (TP), Peter Riggelsen (PR)

Fraværende: Mette Lillebæk (ML), Jytte Callesen, (JC), Peter Riggelsen (PR)

Dagsorden:

  1. Godkendelse af referat fra sidste møde
  2. Efterretninger
  3. Økonomi og medlemssituation
  4. Rappport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder
  5. Henvendelser fra medlemmerne / Indkomne forslag
  6. Eventuelt

Ad 1:

Godkendt tidligere.

Ad 2:

DGU påtænker en indsats for hvervning og udvikling af juniorer og AAGK er blevet udvalgt som en af 10 klubber i DK for dette projekt. DGU stiller konsulent til rådighed. Bestyrelsen er positiv overfor dette og JA og Ronni arbejder videre med DGU om dette projekt.

I forbindelse med ringridderfesten påtænkes også nogle ungdomsaktiviteter og opstartsmøde holdes den 25 april kl. 15.00. AAGK vil gerne deltage i dette.

Vi har fået tilladelse til at udvide båsene ved materielgården. Projektet blev godkendt af bestyrelsen og baneudvalget arbejder videre med dette.

Ad 3.

Økonomi:

Grundet ferie og sygdom er tallene ikke opdaterede og derfor ikke gennemgået.

Medlemssituationen:

Grundet ferie og sygdom er tallene ikke opdaterede og derfor ikke gennemgået.

Det blev dog besluttet at udsende rykkere for manglende kontingentbetaling med rykkergebyr på 100 kr. og spilletilladelse bliver inddraget med udløbet af rykkerperioden.

Ad 4:

Hverveudvalg:

Golfens dag 28 april er planlagt (JC og KM er tovholdere). Der bookes pyloner hos kommunen (KM). PC deltager gerne i hverveudvalget fremover.

Baneudvalg:

Shelters skal være færdige nu, vi skylder sponsorer en færdigmelding.

Robotklipper er ikke stabil og beslutning udskydes. Der bevilges en ekstra mand en måned for at klargøre banen til foråret. Bevilget af bestyrelsen.

Administration:

Betalingsautomat / booking / bekræftigelsessystem i receptionen. Der overvejes alternativer med mulighed for nøglebokse til buggies  (JA).

Frivillige udvalg:

Listerne er ikke opdaterede. TP tager fat i de forskellige formænd og får disse up to date.

Ad 5:

Henvendelse fra Rene ang. greenfee i Haderslev og Tønder.

Grundet ny bestyrelse i Haderslev har de ændret på allerede indgåede aftaler. Derfor slettes rabataftaler med Haderslev med øjeblikkelig virkning i Golfbox og på hjemmesiden.

JA kontakter Tønder for yderligere rabat, ellers slettes de på samme måde som Haderslev.

TP svarer Rene.

Ad 6:

Nyhedsbreve. Grundet den nye persondatalov må vi ikke længere selv opdatere mailinglisten for nyhedsbreve. Tilmelding til nyhedsbreve kan kun ske via tilmelding på hjemmesiden, det samme gælder for framelding. JA tager fat i Rene og via Golfbox får alle medlemmer orientering om dette.

Støtte til eliten. TP undersøger kravene til støtte fra Aabenraa Kommune.

Banens dag afholdes skærtorsdag den 18. april. 4 hovedområder blev prioriteret og information sker via nyhedsbrev (OH).

Kaffeautomat. Fungerer ind i mellem ikke og primært grundet manglende rengøring. PC vil gerne være kontaktperson for dette og PC’s telefonummer sættes op ved siden af kaffeautomaten.

Mobilepay kommer snart til Fadølsanlæg og grundet diverse omkostningsstigninger bliver prisen fremover 30 kr.

Nøgler til buggies og booking forsøges løst ved nyt system (se ovenfor). Nøgler i automat fungerer ikke af mange forskellige årsager.

OK sponsoraftale forfølges ikke. Vurdering er for få penge i forhold til arbejdsindsatsen.

 

Referent

Torben Petersen

 

Bestyrelsesmøde 12. marts 2019

Tilstede: Henning Kjeldsen (HK), Jytte Callesen, (JC), Jonna Andersen (JA), Klaus Milton Jensen (KM), Ole Højen (OH), Palle Christensen (PC), Torben Petersen (TP), Peter Riggelsen (PR), Mette Lillebæk (ML)

 

Dagsorden:

  1. Godkendelse af referat fra sidste møde
  2. Efterretninger
  3. Økonomi og medlemssituation
  4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder
  5. Henvendelser fra medlemmerne / Indkomne forslag
  6. Eventuelt

 

Ad 1.

Godkendt tidligere

 

Ad 2.

Baneudvalgsmøde (OH). Åbning for sommergreens afventer vejret. Orientering til medlemmerne sker via nyhedsbrev og på hjemmesiden.

Banens dag endnu ikke planlagt.

 

AD 3.

Økonomi:

Driftsregnskab blev udleveret og kommenteret, kun mindre afvigelser i forhold til budget.

 

Medlemssituation:

Blev gennemgået af JA. Medlemstal: 590.

 

Andet:

(OH) Gennemgang af leasingkontrakter. Potentiel besparelse ved forlængelse af 2 kontrakter.

 

Automatklipper stadig nødvendig grundet mandskabssituationen og ønske om mere klipning. Forskellige muligheder blev gennemgået. Traktorklipper (robot) kommer på prøve et par uger fra næste uge før beslutning træffes.

 

Så sigt kunne automatopsamler/automatklipper til driving range være ønskelig, dog ikke muligt indenfor de økonomiske rammer i år.

 

Solceller. OH redegjorde for mulighederne samt foreliggende tilbud. Tænkes placeret på maskinhuset. Tilbagebetalingstid mindre end 18 måneder. OH arbejder videre med projektet.

 

AD 4.

Diverse udvalg skal opdateres på hjemmesiden. De enkelte udvalg skal selv koordinere med Rene Aagaard.

Pt. intet juniorudvalg. Bestyrelsen går i tænkeboks.

 

Palle overvejer at blive medlem af hverveudvalget.

 

Uge 29. Annonce godkendt. Tøjsalg overvejes under arrangementet.

 

Opfølgning på arbejdsgruppe på næste bestyrelsesmøde.

 

Opfølgning på udvalg, tilladelser iht. Persondataloven samt fotos på hjemmesiden (TP)

 

DGI hvervemøde og Aabenraa’s kommunes grejmøde. Indbydelser rundsendes til bestyrelsesmedlemmerne, som kan tilmelde sig individuelt.

 

Bygningsudvalget har gjort sig tanker om anden udnyttelse af mødelokale på 1 sal. Intet besluttet og tages op senere.

 

Turneringsudvalget laver regelmøde med DGI-repræsentation for nye regeldommere. Senere er der også påtænkt regelmøde for alle klubmedlemmer.

 

Ad 5.

Anvendelse af restauranten blev diskuteret, specielt bemanding i weekenderne i højsæsonen er ønskelig. Samarbejde med eventuel ny forpagter i Feriecentret kunne være en mulighed.

 

Golflog app overvejes, Ny mulighed for kommunikation med medlemmerne. Prisbillig.

 

OK Benzin sponsoraftale via medlemmernes benzinkøb. TP undersøger nærmere.

 

KM nævnte ekstraordinær generalforsamling i relation til bestyrelsessammensætning. Blev ikke drøftet nærmere på mødet.

 

 

Ad 6.

Intet.

 

Udestående punkter / emner til senere behandling:

  • Banens dag
  • Robot klipper
  • Solceller
  • Juniorudvalg
  • Arbejdsgrupper
  • Tilladelser og fotos udvalg
  • Mødelokale 1. sal
  • Regelmøde
  • Golflog
  • OK Benzin sponsorat
  • Ekstraordinær generalforsamling

 

Referent 

Torben Petersen