Bestyrelsesmøde 9. juli 2019

Referat bestyrelsesmøde tirsdag den 9. juli 2019, kl. 18.30

Sted:Aabenraa Golfklub

Deltagere: Jonna Andersen (JA), Klaus Milton Jensen (KM), Torben Petersen (TP), Mette Lillebæk (ML), Henning Kjeldsen (HK)

Fraværende: Jytte Callesen, (JC), Peter Riggelsen (PR), Palle Christensen (PC), Ole Højen (OH)

Dagsorden:

  1. Godkendelse af referat fra sidste møde
  2. Efterretninger
  3. Økonomi og medlemssituation
  4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder
  5. Henvendelser fra medlemmerne / Indkomne forslag
  6. Eventuelt

Ad 1:

Godkendt.

Ad 2:

Gunstart Herreklub. Der er afholdt møde med Erik Skov Nielsen, hvor nye aftaler blev lavet og implementeret. Herreklubben meddeler ved starten af sæsonen, hvilke dage man ønsker gunstart. Her blokeres banen fra 14.30 til 16.30 således at der kan laves gunstart kl. 16.00. Dette skulle kunne fungere for begge parter.

Vi er blevet kontaktet af DIF’s foreningspulje vedr.  vores ansøgning til Astronaut Golf. Yderligere oplysninger blev givet og vi kan forvente svar primo september.

De nye leasede Golf Carts bliver leveret i denne uge. 6 af de gamle golf carts sælges bedst muligt og 1 Cart overføres til greenkeepernes brug.

Indenfor en måned vil Combi Partner levere nøglebox til brug for Golf Carts. Herefter vil Golf Carts kunne bestilles via Golfbox sammen med tidsbestilling og nøgle kan afhentes ved bekræftelse af tid og betaling i klubhuset. Der skal stadig være fokus/kontrol af, at bilerne sættes til opladning efter endt brug.

Ad 3.

Økonomi:

OH var på ferie hvorfor, økonomien ikke blev gennemgået i detaljer. Der er en mindre negativ afvigelse i forhold til budgettet på nuværende tidspunkt, og denne er vokset siden sidste måned. Der kikkes på mulige besparelser som forberedelse til næste møde.

Medlemssituationen:

Pt. 618 medlemmer.

Ad 4:

Baneudvalg:

Der har været lynnedslag i Greenkeeer gården, hvilket beskadigede vandingsanlægget. Reparation kostede 132.000 kr., hvilket er anmeldt til forsikringen.

Roughen er blevet klippet og høet kørt væk. Enkelte skader på banen, bedre instruktion og vejledning til 3’ part næste år.

Roughen vil blive sprøjtet udvalgte steder, hvilket på sigt skal resultere i at der kun er høje strå tilbage og den tætte bevoksning forsvinder.

Det indskærpes overfor Seniorklubben, at gunstart ikke må starte før kl. 9.00 af hensyn til greenkeepernes arbejde og der må ikke startes på hul 13 og 14.

Der monteres laser reflektorer på hul flagstængerne i nærmeste fremtid.

Der var stor opbakning blandt medlemmerne om at skifte til 48, 52 og 58 på teestederne. Dette gennemføres fra næste sæson i forbindelse med ny tee skiltning.

Test afstandsmarkering er lavet på hul 1 og fungerer tilfredsstillende.

Uge 29 udvalg:

Der er 404 tilmeldte til uge 29. Indkøbs- og bemandingsplaner blev gennemgået og alt skulle være klart til uge 29.

Ad 5:

Ingen henvendelser.

Ad 6:

Intet

 

Referent

Torben Petersen

Bestyrelsesmøde 11. juni 2019

Referat bestyrelsesmøde tirsdag den 11. juni 2019, kl. 18.30

Sted:Aabenraa Golfklub

Deltagere: Jonna Andersen (JA), Klaus Milton Jensen (KM), Ole Højen (OH) Torben Petersen (TP), Mette Lillebæk (ML), Peter Riggelsen (PR), Palle Christensen (PC), Henning Kjeldsen (HK)

Fraværende: Jytte Callesen, (JC),

Dagsorden:

  1. Godkendelse af referat fra sidste møde
  2. Efterretninger
  3. Økonomi og medlemssituation
  4. Rappport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder
  5. Henvendelser fra medlemmerne / Indkomne forslag
  6. Eventuelt

Ad 1:

Godkendt.

Ad 2:

Gun start Herreklub blev vendt igen efter yderligere skriverier. JA/TP tager et møde med Erik Skov Nielsen og præsenterer muligt løsningsforslag.

Golfcarts. Nyt finansieringsforslag er fremkommet, som blev accepteret af bestyrelsen. 6 nye golf carts bliver leveret i slutningen af måneden, hvorefter de 6 ældre biler sælges bedst muligt.

Ad 3.

Økonomi:

Økonomien blev gennemgået. Der er en mindre negativ afvigelse i forhold til budgettet på nuværende tidspunkt, men der forventes forsat et resultat på niveau med budgettet ved årets udgang.

Medlemssituationen:

Pt. 608 medlemmer.

Ad 4:

Hverveudvalg:

Vi deltog i arrangement på Sønder Strand, dog med begrænset resultat.

Projekt Astronaut er i opstartsfasen og de første deltagere er tilmeldt. Der er ansøgt om opstartsstøtte hos DGI puljen.

Baneudvalg:

Da der ikke længere er overensstemmelse mellem forventninger og tillid parterne imellem, er det besluttet at opsige samarbejdet med Alexander, der fratræder sin stilling med udgangen af september måned.

Der arbejdes på den fremtidige løsning

De første afstandsmarkeringer er kommet op og resten kommer snarest.

Sponsorudvalg:

Sponsortræning 22 juni. Indtil videre begrænset tilmelding, sidste tilmeldingsfrist er fredag den 14 juni.

Administration:

Der er indkaldt til ekstraordinær generalforsamling torsdag den 13. juni. KM medbringer medlemslister, stemmesedler forefindes, der skal findes en dirigent udenfor bestyrelsen.

Ad 5:

Henvendelse vedr. tee steder. Det er foreslået, at tee stederne ændres fra rød og gul til rød, blå og gul svarende til 48, 52 og 58 (4.800 meter, 5.200 meter og 5.800 meter). En sådan markering og betegnelse er allerede indført på en del golfbaner. Forslaget overvejes positivt og afklares senere. Kan tidligst indføres næste år grundet ny skiltning, nye baneguides og nye konverteringstabeller.

Henvendelse om dropzone på hul 18. Diskussionen genoptages og vendes også med regeludvalget.

Henvendelse om fodgolf på par 3 banen. Forslaget blev forkastet.

Henvendelse om lokalregel ang. drop ved skæve slag i rough. Forslaget blev afvist.

 

Ad 6:

Intet

 

Referent

Torben Petersen

Bestyrelsesmøde 14. maj 2019

Referat bestyrelsesmøde tirsdag den 14. maj 2018, kl. 18.30

Sted: Aabenraa Golfklub

Deltagere: Jonna Andersen (JA), Klaus Milton Jensen (KM), Ole Højen (OH) Torben Petersen (TP), Mette Lillebæk (ML), Jytte Callesen, (JC),

Fraværende: Peter Riggelsen (PR), Palle Christensen (PC), Henning Kjeldsen (HK)

Dagsorden:

  1. Godkendelse af referat fra sidste møde
  2. Efterretninger
  3. Økonomi og medlemssituation
  4. Rappport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder
  5. Henvendelser fra medlemmerne / Indkomne forslag
  6. Eventuelt

Ad 1:

Godkendt.

Ad 2:

CompuPartner, leverandør af check-in system til Golfbox og betaling i klubhus har også udviklet modul med nøglebox til golfcart og booking via Golfbox, dog stadig nogle indkøringsproblemer i Golfbox, som forventes løst indenfor en måned. CompuPartner er billigere end andre undersøgte alternativer, hvorfor vi fortsætter med  CompuPartner fremover.

Golfcarts. Bestyrelsen besluttede sidste år at lease Golf Carts og sælge egne biler. Nu er der kommet et interessant tilbud fra ClubCar gældende for 5 år incl. service og reservedele. Dette implementeres snarest muligt.

Der kører et projekt Skolegolf over sommeren, som involverer flere skoler. Ronni er primus motor med flere assistenter og Finn Aagaard er presseansvarlig.

AAGK er af DGU udvalgt til et puslinge projekt, Astronauterne. Projektet er blevet konkretiseret, Ronni og JA er kontaktpersonerne for projektet og der søges om støtte fra DGI’s foreningspulje til opstartsomkostningerne.

Vores bankaftale og kassekredit er blevet fornyet. OH leverer fremover kvartalsvis rapportering til Sydbank.

Ad 3.

Økonomi:

Økonomien blev gennemgået. Der er en mindre negativ afvigelse i kontingenter i forhold til budgettet, hvilket OH undersøger nærmere. Udgifterne er som budgetteret, hvorfor det samlede resultat er en anelse dårligere end budgetteret.   

Medlemssituationen:

Pt. 601 medlemmer.

Ad 4:

Hverveudvalg:

Golfens dag 28 april gav 5 nye medlemmer. Nyt forslag om kontingent rabat til eksisterende medlemmer ved hvervelse af nye medlemmer. Der arbejdes videre med forslaget.

Baneudvalg:

2 shelters færdige. Der er ansøgt om ny placering for shelter nr. 3 ved kommunen.

Baneudvalget har foreslået, at par 3 banen lukkes for fremmede og kan fremover kun bruges af medlemmer. Samtidig vil par 3 banen fremover kun være på 3 huller af økonomiske årsager. Bestyrelsen vedtog dette forslag.

Græsset foran driving range må kun benyttes på nederste del af driving range (ved boldmaskine), græsset på IKKE benyttes foran det overdækkede område.

Der planlægges ny skiltning på banen, design ikke endelig fastlagt endnu. Forventes færdig inden sæsonstart næste år. Banes rating fastholdes.

Dropregel for hul 18 skal afklares, evt. ved ny lokalregel. Skal diskuteres i regeludvalget.

Frivillige udvalg:

Listerne er opdaterede og kan ses på opslagstavle før omklædningsrummene.

Administration:

Der planlægges ekstraordinær generalforsamling torsdag den 13. juni. Indkaldelse udsendes i sidst i næste uge.

Ad 5:

Henvendelse vedr. herreklubbens månedlige gunstart. Tidligere beslutning om start på for 9 og kun for 9 og kl 16.30 fastholdes og indskærpes overfor herreklubben. Golfbox viser, at der er blokeret for herreklubben fra 15.00 til 15.52, men reelt er der blokeret indtil kl. 17.00, idet det kun er herreklubbens medlemmer som kan booke tid mellem 16.00 og 17.00. Andre bliver afvist af Golfbox, både på Internettet og ved fremmøde i klubben. Tilsvarende system er gældende for damernes tirsdagsklub.

Henvendelse vedr. manglende nyhedsbreve fra Seniorklubben. Grundet den nye persondatalov må vi ikke længere selv opdatere mailinglisten for nyhedsbreve. Tilmelding til nyhedsbreve kan kun ske via tilmelding på hjemmesiden, det samme gælder for framelding. Orientering udsendes via Golfbox til alle medlemmer. Systemet sender automatisk en bekræftigelsesmail til den på mail adresse, som skal bekræftes for tilmeldingen er endelig. Folk opfordres til at checke deres spam mail.

Ad 6:

Vi kan tilsyneladende ikke skaffe nye pæle til parkeringspladsen som erstatning for rådne pæle. Alternativer overvejes.

Referent

Torben Petersen

Bestyrelsesmøde 9. april 2019

Referat bestyrelsesmøde tirsdag den 9. april 2019, kl. 18.30

Sted:Aabenraa Golfklub

Deltagere: Henning Kjeldsen (HK), Jonna Andersen (JA), Klaus Milton Jensen (KM), Ole Højen (OH), Palle Christensen (PC), Torben Petersen (TP), Peter Riggelsen (PR)

Fraværende: Mette Lillebæk (ML), Jytte Callesen, (JC), Peter Riggelsen (PR)

Dagsorden:

  1. Godkendelse af referat fra sidste møde
  2. Efterretninger
  3. Økonomi og medlemssituation
  4. Rappport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder
  5. Henvendelser fra medlemmerne / Indkomne forslag
  6. Eventuelt

Ad 1:

Godkendt tidligere.

Ad 2:

DGU påtænker en indsats for hvervning og udvikling af juniorer og AAGK er blevet udvalgt som en af 10 klubber i DK for dette projekt. DGU stiller konsulent til rådighed. Bestyrelsen er positiv overfor dette og JA og Ronni arbejder videre med DGU om dette projekt.

I forbindelse med ringridderfesten påtænkes også nogle ungdomsaktiviteter og opstartsmøde holdes den 25 april kl. 15.00. AAGK vil gerne deltage i dette.

Vi har fået tilladelse til at udvide båsene ved materielgården. Projektet blev godkendt af bestyrelsen og baneudvalget arbejder videre med dette.

Ad 3.

Økonomi:

Grundet ferie og sygdom er tallene ikke opdaterede og derfor ikke gennemgået.

Medlemssituationen:

Grundet ferie og sygdom er tallene ikke opdaterede og derfor ikke gennemgået.

Det blev dog besluttet at udsende rykkere for manglende kontingentbetaling med rykkergebyr på 100 kr. og spilletilladelse bliver inddraget med udløbet af rykkerperioden.

Ad 4:

Hverveudvalg:

Golfens dag 28 april er planlagt (JC og KM er tovholdere). Der bookes pyloner hos kommunen (KM). PC deltager gerne i hverveudvalget fremover.

Baneudvalg:

Shelters skal være færdige nu, vi skylder sponsorer en færdigmelding.

Robotklipper er ikke stabil og beslutning udskydes. Der bevilges en ekstra mand en måned for at klargøre banen til foråret. Bevilget af bestyrelsen.

Administration:

Betalingsautomat / booking / bekræftigelsessystem i receptionen. Der overvejes alternativer med mulighed for nøglebokse til buggies  (JA).

Frivillige udvalg:

Listerne er ikke opdaterede. TP tager fat i de forskellige formænd og får disse up to date.

Ad 5:

Henvendelse fra Rene ang. greenfee i Haderslev og Tønder.

Grundet ny bestyrelse i Haderslev har de ændret på allerede indgåede aftaler. Derfor slettes rabataftaler med Haderslev med øjeblikkelig virkning i Golfbox og på hjemmesiden.

JA kontakter Tønder for yderligere rabat, ellers slettes de på samme måde som Haderslev.

TP svarer Rene.

Ad 6:

Nyhedsbreve. Grundet den nye persondatalov må vi ikke længere selv opdatere mailinglisten for nyhedsbreve. Tilmelding til nyhedsbreve kan kun ske via tilmelding på hjemmesiden, det samme gælder for framelding. JA tager fat i Rene og via Golfbox får alle medlemmer orientering om dette.

Støtte til eliten. TP undersøger kravene til støtte fra Aabenraa Kommune.

Banens dag afholdes skærtorsdag den 18. april. 4 hovedområder blev prioriteret og information sker via nyhedsbrev (OH).

Kaffeautomat. Fungerer ind i mellem ikke og primært grundet manglende rengøring. PC vil gerne være kontaktperson for dette og PC’s telefonummer sættes op ved siden af kaffeautomaten.

Mobilepay kommer snart til Fadølsanlæg og grundet diverse omkostningsstigninger bliver prisen fremover 30 kr.

Nøgler til buggies og booking forsøges løst ved nyt system (se ovenfor). Nøgler i automat fungerer ikke af mange forskellige årsager.

OK sponsoraftale forfølges ikke. Vurdering er for få penge i forhold til arbejdsindsatsen.

 

Referent

Torben Petersen

 

Bestyrelsesmøde 12. marts 2019

Tilstede: Henning Kjeldsen (HK), Jytte Callesen, (JC), Jonna Andersen (JA), Klaus Milton Jensen (KM), Ole Højen (OH), Palle Christensen (PC), Torben Petersen (TP), Peter Riggelsen (PR), Mette Lillebæk (ML)

 

Dagsorden:

  1. Godkendelse af referat fra sidste møde
  2. Efterretninger
  3. Økonomi og medlemssituation
  4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder
  5. Henvendelser fra medlemmerne / Indkomne forslag
  6. Eventuelt

 

Ad 1.

Godkendt tidligere

 

Ad 2.

Baneudvalgsmøde (OH). Åbning for sommergreens afventer vejret. Orientering til medlemmerne sker via nyhedsbrev og på hjemmesiden.

Banens dag endnu ikke planlagt.

 

AD 3.

Økonomi:

Driftsregnskab blev udleveret og kommenteret, kun mindre afvigelser i forhold til budget.

 

Medlemssituation:

Blev gennemgået af JA. Medlemstal: 590.

 

Andet:

(OH) Gennemgang af leasingkontrakter. Potentiel besparelse ved forlængelse af 2 kontrakter.

 

Automatklipper stadig nødvendig grundet mandskabssituationen og ønske om mere klipning. Forskellige muligheder blev gennemgået. Traktorklipper (robot) kommer på prøve et par uger fra næste uge før beslutning træffes.

 

Så sigt kunne automatopsamler/automatklipper til driving range være ønskelig, dog ikke muligt indenfor de økonomiske rammer i år.

 

Solceller. OH redegjorde for mulighederne samt foreliggende tilbud. Tænkes placeret på maskinhuset. Tilbagebetalingstid mindre end 18 måneder. OH arbejder videre med projektet.

 

AD 4.

Diverse udvalg skal opdateres på hjemmesiden. De enkelte udvalg skal selv koordinere med Rene Aagaard.

Pt. intet juniorudvalg. Bestyrelsen går i tænkeboks.

 

Palle overvejer at blive medlem af hverveudvalget.

 

Uge 29. Annonce godkendt. Tøjsalg overvejes under arrangementet.

 

Opfølgning på arbejdsgruppe på næste bestyrelsesmøde.

 

Opfølgning på udvalg, tilladelser iht. Persondataloven samt fotos på hjemmesiden (TP)

 

DGI hvervemøde og Aabenraa’s kommunes grejmøde. Indbydelser rundsendes til bestyrelsesmedlemmerne, som kan tilmelde sig individuelt.

 

Bygningsudvalget har gjort sig tanker om anden udnyttelse af mødelokale på 1 sal. Intet besluttet og tages op senere.

 

Turneringsudvalget laver regelmøde med DGI-repræsentation for nye regeldommere. Senere er der også påtænkt regelmøde for alle klubmedlemmer.

 

Ad 5.

Anvendelse af restauranten blev diskuteret, specielt bemanding i weekenderne i højsæsonen er ønskelig. Samarbejde med eventuel ny forpagter i Feriecentret kunne være en mulighed.

 

Golflog app overvejes, Ny mulighed for kommunikation med medlemmerne. Prisbillig.

 

OK Benzin sponsoraftale via medlemmernes benzinkøb. TP undersøger nærmere.

 

KM nævnte ekstraordinær generalforsamling i relation til bestyrelsessammensætning. Blev ikke drøftet nærmere på mødet.

 

 

Ad 6.

Intet.

 

Udestående punkter / emner til senere behandling:

  • Banens dag
  • Robot klipper
  • Solceller
  • Juniorudvalg
  • Arbejdsgrupper
  • Tilladelser og fotos udvalg
  • Mødelokale 1. sal
  • Regelmøde
  • Golflog
  • OK Benzin sponsorat
  • Ekstraordinær generalforsamling

 

Referent 

Torben Petersen