Category Archives: Referater Bestyrelsesmøder

Bestyrelsesmøde 11. september 2018

Udgivet den af

Bestyrelsesmøde tirsdag d. 11. september

 

 

Tilstede: Henning Kjeldsen (HK), Jytte Callesen (JC), Preben Pedersen (PP), Jonna Andersen (JA), Ole Højen (OH), Klaus Milton Jensen (KM), Henrik Thykær HT),),.

Fraværende : Peter Riggelsen (PR) ,Mette Lillebæk (ML)

 

Beslutninger:

 

  1. Godkendelse af referat fra sidst
  2. Efterretninger
  3. Økonomi og medlemssituation
  4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområde.
  5. Henvendelser fra medlemmerne/indkomne forslag
  6. Eventuelt

 

Ad1

Godkendt.

 

Ad 2

Sponsorturnering 38 tilmeldt.

 

Ad 3

Økonomi

August har været en god måned.

Ansatte Greenkeepere er for øjeblikket 2 fuldtids og en halvtids.

Greenfeeindtægter er gode men under budget for året.

 

Medlemmer

Medlemstal: 661

Ad 4.

Hverveudvalg

Kulturnat i Løjt. Arrangementet  var velbesøgt med mange positive besøgende.

Golfens dag 28. April 2019

Spil med dag 18. August 2019

Robotklipper

Har været på prøve i 1 uge.

Konklusion: Forløb meget fornuftigt, men det er vist lidt tidligt. 2020 er mere realistisk.

Ad 5.

Hjælperturnering 6. oktober

Baneoplysninger. Banen bliver gennemgået af baneudvalget for at optimere oplysningsskilte og andre former for evt. misforståelser.

Hole in one : DGU har fra 2017 genoptaget muligheden for at modtage et oplysningskort over begivenhedens fakta.

Hvis begivenheden er sket udenfor hjemmeklubben skal der indhentes oplysninger som afleveres til hjemmeklubben, som så kan videresende dette til DGU. Skal med i nyhedsbrev.

Medlemsmøde 18. november

Ad 6

Intet.

 

referent PP

Bestyrelsesmøde 14. august 2018

Udgivet den af

Referat af Bestyrelsesmøde 

Tirsdag den 14. august 2018 kl. 18:30

Tilstede:Henning Kjeldsen (HK), Preben Pedersen (PP), Jonna Andersen (JA), Ole Højen (OH) Mette Lillebæk (ML), Klaus Milton Jensen (KM), Henrik Thykær (HT), Peter Riggelsen (PR), Jytte Callesen (JC)

 

Fraværende: ingen

Dagsorden – beslutninger:

  1. Godkendelse af referat fra sidst
  2. Efterretninger
  3. Økonomi og medlemssituation
  4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområde
  5. Henvendelser fra medlemmerne/indkomne forslag
  6. Eventuelt

 

 

Referat fra mødet:

 

Ad1: 

Referat godkendt

Ad 2:

Drøftelse af persondataregler.

Der skal sendes mail  ud til de medlemmer som har et billede på hjemmesiden.

Ad 3:

Økonomi:

Vi ligger tæt på budgettet.

Vandingsproblem: der søges om ny vandindvindingstilladelse.

Ole Højen deltager i kursus omkring fundraising d. 1. Oktober. Torben Petersen opfordres til at deltage.

Medlemssituation:    662 medlemmer

 

Uge 29:

 Drøftelse af ugens forløb og konklusion:

Ugen er forløbet tilfredsstillende og vil blive gentaget i 2019. Planlægningsgruppen har evalueringsmøde d. 29. August.

Overskud for ugen : kr. 30.000,- uden sponsorer.

Ad 4:

 Beplantning:

Træer mellem hul 1 og 2 i alt 28 træer

38 træer – 8 og 12

Der er behov for et Træudvalg. Derfor bliver der indkaldt til et orienteringsmøde omkring hvilket omfang pasningen af træerne indebærer.

Nyhedsbrev udsendes med opfordring til at forpligte sig (2. Halvdel af oktober )

Ansvarsområder:

Turneringsudvalg:

god turnering med SuperBrugsen

Juniorudvalg:

Junior har lavet om på deres fredagsmatch. 3 gange i alt med pizza efterfølgende.

Skolegolf er startet i dag 14. August med 56 deltagere fra Løjt skole.

Til foråret kommer der flere skoler til.

Nyhedsbrev udsendes.

Shelters Ole Svenningsen står for projektet.

 

Ad 5:

Forespørgsel fra herreklubben:

Ønske om en 1 times blokering søndage.

Svar:

Afslag med begrundelsen at det vil danne præcedens. Herreklubben opfordres til at booke tider 3 uger før.

Ad 6:

 

Intet

Næste møde: tirsdag den 11. september 2018

 

Referent: Preben Pedersen (PP)

Bestyrelsesmøde 10. juli 2018

Udgivet den af

Referat af Bestyrelsesmøde

 

Tirsdag den 10. juli 2018 kl. 18:30

Tilstede:Henning Kjeldsen (HK), Preben Pedersen (PP), Jonna Andersen (JA), Ole Højen (OH) Mette Lillebæk (ML), Klaus Milton Jensen (KM)

Fraværende: Henrik Thykær (HT), Peter Riggelsen (PR), Jytte Callesen (JC)

 

Dagsorden – beslutninger:

 

  1. Godkendelse af referat fra sidst
  2. Efterretninger
  3. Økonomi og medlemssituation
  4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområde
  5. Henvendelser fra medlemmerne/indkomne forslag
  6. Eventuelt

Referat fra mødet:

Ad1:

 

Referat godkendt

Ad 2:

Drøftelse af uge 29 Alle aftaler er OK

Persondataforordningen GDPR: der lægges et link dokumenterne på hjemmesiden.

Arbejdsopgaver (de 9 grupper) tages op til evaluering efter sæsonen og fremlægges på medlemsmødet i november.

Ad 3:

Økonomi:

Økonomien er fortsat stram. Der er indhentet en del på budgettet i juni måned.

Medlemssituation:    652 medlemmer

Ad 4:

Intet

Turneringsudvalget:

Drøftelse af turneringsudvalgets ønske om at deltage i turneringer. Året er et prøveår og evalueres efter sæsonen.

Materialer til Shelter er kommet. Der mangler nu et arbejdshold. Der rettes henvendelse til medlemmerne.

Ad 5:

Drøftelse af indkommen klage.

Ad 6:

Intet

Næste møde: tirsdag den 14. august 2018

 

Referent: Preben Pedersen (PP)

Bestyrelsesmøde 12. juni 2018

Udgivet den af

Referat af Bestyrelsesmøde

 

Tirsdag den 12. juni 2018 kl. 18:30

 

 

Tilstede: Henning Kjeldsen (HK), Jytte Callesen (JC), Preben Pedersen (PP), Jonna Andersen (JA), Ole Højen (OH) Mette Lillebæk (ML) ,Peter Riggelsen (PR)

Fraværende: Henrik Thykær (HT), Klaus Milton Jensen (KM)

 

Dagsorden:

 Godkendelse af referat fra sidst

  1. Efterretninger
  1. Økonomi og medlemssituation

Hvor mange medlemmer har vi fået fra Toftlund Golfklub? (indmeldelser)

  • Status på momsrefusion – vi skal i gang med dette projekt
  • Orientering omkring shelter
  • Udskiftning af Toro 4700 Groundmaster til JD4066 kompakttraktor med Pro-Flex 120 D

(billigere leasing – billigere drift – stor mandskabsbesparelse – meget større flexibilitet)

 

  1. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområde.
  2. Henvendelser fra medlemmerne/indkomne forslag
  3. Eventuelt

 

Referat fra mødet:

 

Ad1:

 Referat godkendt

Ad 2:

 

Sponsormatch?  22. Juni aflyst og flyttes til d. 14 september

Møde uge 29 udvalg  25. Juni 19:00

Dokumenter til den nye persondataforordning blev forelagt.

  • Samtykkeerklæring ( skal benyttes ved medlemskab)
  • En til cookies

Forretningsudvalg sørger for implementeringen af dokumenterne.

Der skal  sendes et underskriftsark ud til alle medlemmer af klubbens udvalg som har billeder på hjemmesiden.

Ad 3:

 

Økonomi:

 

Økonomi gennemgået.

Nyt vandingsanlæg med bedere må installeres da det gamle anlæg er nedslidt.

Vedtaget

Medlemstal:  650

Toftlundmedlemmer siden januar: 60 spiller i ordningen med Aabenraa Golfklub.

Status på momsrefusion – vi skal i gang med dette projekt (opfordre medlemmer til at give en gave på over 200 kr. Der udfærdiges en liste over gavegivere Ole Højen arbejder sammen med Michel Madsen om en skrivelse til medlemmer.)

Orientering omkring shelter. Der er byggetilladelse til tre, men vi opfører i første to.

 P-plads ændringer blev forelagt (billigere løsning). P-pladsen udskydes måske til næste år punktet udsættes til næste møde.

 

Ad 4:

 

Juniorudvalg: intet møde.

Turneringsudvalg intet møde

Aktivitetsudvalg: har været på Sønderstrand til DGI arrangement.

Begynderudvalg: intet møde

Der skal rettes henvendelse til andre store institutioner for at få flere til at deltage i ”spil med en ven”- dag.

Ad 5:

Klubben mangler en kontaktperson til de praktiske funktioner i klubhuset.

Arbejdsmøde 3. Juli  kl. 19:00

Formål: arbejdsbeskrivelse af opgaver for klubhuset.

Deltagere: OH, JC, PP, Jonna.

 

Ad 6:

Drøftelse af gæstebemanding i klubhuset.

Næste møde: tirsdag den 10. juli 2018

Referent: Preben Pedersen (PP)

Bestyrelsesmøde 8. maj 2018

Udgivet den af

Referat af Bestyrelsesmøde

 

Tirsdag den 8. maj 2018 kl. 18:30

 

 

Tilstede: Henning Kjeldsen (HK), Jytte Callesen (JC), Preben Pedersen (PP), Jonna Andersen (JA), Klaus Milton Jensen (KM), Mette Lillebæk (ML), Henrik Thykær( HT).

 

Fraværende : Ole Højen (OH), Peter Riggelsen (PR)

 

Dagsorden:

 

  1. Godkendelse af referat fra sidst
  2. Efterretninger
  3. Økonomi og medlemssituation
  4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområde
  5. Henvendelser fra medlemmerne/indkomne forslag
  6. Eventuelt

 

Referat fra mødet:

 

Ad1:

 

Referat godkendt

 

Ad 2:

 

Datafordningsloven:

 

ML laver et udkast med en generel beskrivelse til både nye medlemmer og gamle medlemmer. Det er ikke muligt at bruge Dropbox (man skal være påpasselig med personfølsomme data) efter de nye oplysninger, men der er mulighed for at bruge google drev hvis den er hostet i Europa. Problemstillingen undersøges af JC.

Vedtægter:

Der skal ændres på vedtægterne, så det tydeligt fremgår, at man ikke kan få udbetalt sit indbetalte indskud (dette omhandler medlemmer som har indbetalt indskud).

 

Ad 3:

Økonomi:

Ingen tal for økonomi i denne måned grundet OH’s fravær.

 

Medlemssituation:

Medlemstal : 648 medlemmer

Heraf 45 nybegyndere.

 

Ad 4:

 

Turneringsudvalget:

Kan et medlem af turneringsudvalget (som har vagt) spille med i turneringer? Der skal helst være en ansvarlig leder på kontoret, især hvis der er udsigt til torden og der skal altid være en sponsor til stede under turneringen.

 

Aktivitetsudvalget:

Kulturnatten i Løjt Kirkeby 15. september:

Der har været afholdt fire møder og AAGK har valgt at deltage i tidrummet 10 – 14. Området som klubben kan bruge til præsentation svarer til en parcelhusgrund og ligge lige overfor skolen. Golfklubben opsætter 4 huller på arealet, så man kan få et indtryk af spillet. Der vil desuden være putte-aktiviteter, udslags-konkurrencer og andre sjove indslag.

Golfens dag: 7 deltagere ( 2 har meldt sig ind)

Spil med en ven: 7 deltagere (2 har meldt sig ind)

 

Juniorer:

intet møde.

Der arrangeres en skoleturnering for Aabenraa kommune. Program kommer.

 

Begynderudvalget:

En reminder i nyhedsbrevet , at man helst i weekenderne skal booke tid efter 14 (eller acceptere at man skal lukke igennem) fordi der kan være meget tryk på banen.

 

Eliten:

Elite herrer og damer har spillet mod Nordborg Golfklub. Resultatet blev, at :

damerne tabte til Nordborg og herrerne vandt over Nordborg .

 

Ad 5:

 

Intet

 

Ad 6:

 

Intet

Næste møde: tirsdag den 12. juni 2018

 

Referent: Preben Pedersen (PP)

Bestyrelsesmøde 10. april 2018

Udgivet den af
Referat af Bestyrelsesmøde

 

Onsdag den 10. april 2018 kl. 18:30



Tilstede: Henning Kjeldsen (HK), , Jonna Andersen (JA) , Ole Højen(OH), Preben Pedersen (PP), Klaus Milton Jensen (KM), Mette Lillebæk (ML).

 

Fraværende: Peter Riggelsen (PR), Jytte Callesen (JC), Henrik Thykær (HT)
Dagsorden:

 

  1. Godkendelse af referat fra sidst
  2. Efterretninger
  3. Økonomi og medlemssituation
  4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområde
  5. Henvendelser fra medlemmerne/indkomne forslag
  6. Eventuelt

 

Referat fra mødet:
Ad1:

 

Referat godkendt.

 

Mødet i marts blev aflyst.
Ad 2:

 

Intet

 

Ad 3:

 

Økonomi:
Budgettet afviger på indtægtssiden. Udviklingen følges.

 

Medlemssituation:

 

Der i øjeblikket 37 prøvemedlemmer.
Medlemsstatus: 636

 

Ad 4:

 

Juniorudvalget:
5 skoler vil gerne deltage i Skolegolf-turnering arrangeret af Aabenraa Golfklub. 6. Årgang fra skolerne bliver inviteret.

 

Turneringsudvalget:
Møde 23. April.  19:00
Sponsorudvalget:
Der er foretaget en Inddeling af sponsorerne i grupper:
Guld (kr 15.000,-)
Sølv (kr. 10.000,-)
Bronze (kr. 5.000,-)
Bagmærker er fortsat  Kreditbanken.
Der er Sponsormatch: 22 juni.
Ad 5:
Renovering af parkeringspladsen udskydes til efteråret.

 

Ad 6:

 

Hole-in-One skiltet til klubhuset er på vej.

 

Persondataforordningen og håndteringen fra klubbens side blev drøftet.
Forretningsudvalget kommer med et oplæg.
Næste møde: tirsdag den 8. maj 2018

 

Referent: PP

Bestyrelsesmøde 21. februar 2018

Udgivet den af

Referat af Bestyrelsesmøde

Onsdag den 21. februar 2018 kl. 18:30

 

Tilstede: Jytte Callesen (JC), Preben Pedersen (PP), Jonna Andersen (JA), Ole Højen (OH), Klaus Milton Jensen (KM), Peter Riggelsen (PR), Mette Lillebæk (ML)

Fraværende: Henning Kjeldsen (HK)

Dagsorden:

  1. Godkendelse af referat fra sidst
  2. Efterretninger
  3. Økonomi og medlemssituation
  4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområde
  5. Henvendelser fra medlemmerne/indkomne forslag
  6. Eventuelt

 

Referat fra mødet:

 

Ad1:

 Referat godkendt

Ad 2:

Forretningsorden for bestyrelsen gennemgået og tilrettet.

Der blev nedsat et forretningsudvalg bestående af: formand (Jonna Andersen) , næstformand (Klaus Milton Jensen) og kasserer (Ole Højen). Næstformanden leder møderne.

Bestyrelsesmøde med planlægning af året og uddelegering af opgaver? Aftalt til mandag den 26. Februar Kl. 18:00

Spil med en Ven Arrangement drøftet: der tidskonflikter med begynderholdene. Der aftales nærmere med Ronni (JC og KM)

Der skal udleveres et lamineret gavekort som bevis på et gratis prøvemedlemsskab.

Hjælperturnering: bestyrelsen står for det.

Juniorturnering JDT 9.6 .18

Kredsturnering 11.8.18

 

Der laves en månedsliste over aktiviteter på banen, som anbringes i forhallen.

 

Ad 3:

 

Økonomi:

Sponsorer afviger (perioden).

Forventning om at udgifterne til vedligeholdelse af maskiner bliver mindre i 2018.

Kassekredit: 570.000

Der mangler ca. Kr. 1.000.000 i ikke indbetalt kontingent. (de skal nok komme)

 

Medlemssituation:

 

Medlemstal : 633

Ad 4:

 

Juniorudvalg medlemmer ? (JA)

 

Ad 5:

 

Henvendelse angående udmeldelse. Svar: er udenfor tidsfristen.

Skilte med anvisning til golfklubben. Tages op af bestyrelsen.

 

Ad 6:

 

Aabenraa Arena Birgitte Junker (leder af Arena Aabenraa) tilbyder kursus i fitness golf for alle kommunens golfspillere. Arena Aabenraa er blevet opfordret til at give AAGK samme tilbud om Golf-fitness som Sønderjyllands Golfklub har fået – vi har ikke fået tilbudet endnu.

 

Endnu engang har vi fået et CSR – certifikat.

 

Næste møde: tirsdag den 13. marts 2018

 

Referent: Preben Pedersen (PP)

Bestyrelsesmøde 9. januar 2018

Udgivet den af

Referat af Bestyrelsesmøde

 

Tirsdag den 9. januar 2018 kl. 18:30

Tilstede: Henning Kjeldsen (HK), Jytte Callesen (JC), Preben Pedersen (PP), Jonna Andersen (JA), Ole Højen (OH), Klaus Milton Jensen (KM), Peter Riggelsen (PR)

Fraværende: Mette Lillebæk (ML)

 

Dagsorden:

 

  1. Godkendelse af referat fra sidst
  2. Efterretninger
  3. Generalforsamling 2018
  4. Økonomi og medlemssituation
  5. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområde
  6. Henvendelser fra medlemmerne/indkomne forslag
  7. Eventuelt

Referat fra mødet:

Ad1:

 Referat godkendt

Ad 2:

Mødeleder 10. Januar

Medlemsmøde planlægning 21. Januar

Bestyrelsesmøde med planlægning af året og uddelegering af opgaver. (februar-mødet?)

Vedtaget.

Ad 3:

Generalforsamling afholdes den 6. Februar kl. 19.00 i Klubhuset.

Ad 4:

 

Økonomi:

Der forventes et mindre overskud for 2017.

 

Budget 2018:

Forventet tilgang af 22 nye medlemmer. Der budgetteres med overskud.

Likviditet forventes at blive positiv 2018.

Medlemmer i alt: 610 medlemmer.

 

Ad 5:

 

Golfklubben deltager i Kulturnatten i Løjt Kirkeby d. 15. September 2018. Næste møde er den 22. Januar på Løjt Kirkeby skole. Temaet er : ”Løjt Bygger Bro”. PP deltager i mødet.

Toftlund golfklub har henvendt sig til Aabenraa Golfklub for at indgå en aftale om langdistance-medlems-skab (kr. 3000,- pr/år pr. deltager). Aftalen gælder for 2018.

Klubben får mulighed for torsdag formiddag til deres klub i klubben.

 

Ad 6:

Intet

Ad 7:

Det skal undersøges hvad klubbens nuværende telefonsystem har af servicefunktioner, og om abonnementet svarer til klubbens behov. (JA)

Banen: orientering om arbejdet på greenkeepergården:

Sand på fairway hvorfor?

  • Bedre vandgennemstrømning ned gennem jorden
  • Bedre spilleoverflade
  • En tør overflade
  • Nedbrydning af filt

Sigteanalyse af bunkersand, hvorfor?

  • Sand bæreevne
  • Større fornøjelse ved bunkerslag
  • Bolden kommer ned i bunden af bunkeren i stedet for at ligge i et spejlæg på kanten
  • Nemmere vedligeholdelse

 

Alle maskiner bliver gået i gennem, for at sikre det bedste resultat af klipning i 2018, det vil sige:

  • Alle filtre bliver skiftet
  • De bliver alle rengjorte, som så vi kan se evt. skader som vil blive udbedret.
  • Alle maskiner bliver slebet og får skiftet de nødvendige lejer for at opnå det bedste resultat.

 

Sponsorudvalget:

Oprindeligt bestod sponsorudvalget af:

Michael Madsen, Kjeld Andersen og Peter Riggelsen

 

Udvalget er blevet udvidet med 3 nye medlemmer:

Torben Petersen, Ronni Christensen og Palle Christensen

 

 Næste møde: Generalforsamling den 6. Februar 2018

bestyrelsesmøde 13. februar

Referent Preben Pedersen (PP)

Bestyrelsesmøde d. 12. december 2017

Udgivet den af

Referat af Bestyrelsesmøde

 

Tirsdag den 12. december 2017 kl. 18:30

Tilstede: Henning Kjeldsen (HK), Jytte Callesen (JC), Preben Pedersen (PP), Jonna Andersen (JA), Ole Højen (OH), Klaus Milton Jensen (KM), Mette Lillebæk (ML), Peter Riggelsen (PR)

Fraværende: Mogens Christiansen (MC)

Dagsorden:

 

  1. Godkendelse af referat fra sidst
  2. Generalforsamling 2018. På valg er: N. Preben Pedersen, Klaus Milton Jensen, Jytte Callesen og Henning Kjeldsen. Mogens Christiansen udtræder af bestyrelsen udenfor tur.
  3. Efterretninger.
  4. Turneringsbestemmelser (se filer fremsendt af HK)
  5. Medlemsmøde i januar.
  6. Økonomi og medlemssituation
  7. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområde.
  8. Henvendelser fra medlemmerne/indkomne forslag
  9. Eventuelt

 

Referat fra mødet:

Ad1: 

Referat godkendt

Ad 2:

  1. Preben Pedersen, Klaus Milton Jensen, Jytte Callesen og Henning Kjeldsen er villig til genvalg. Mogens Christiansen er udtrådt af bestyrelsen og Mette Lillebæk (1. Suppleant) er derfor indtrådt i bestyrelsen.

Ad 3:

Ny greenkeeper er blevet ansat ved Aabenraa Golfklub og starter 1. Januar 2018. Han hedder Alexander Emil Damgaard Caspersen, er 26 år og kommer fra et tilsvarende arbejde ved Himmerlands Golfklub. Nærmere oplysninger tilgår gennem nyhedsbrev.

Mathias Madsen færdiggør formodentlig sin uddannelse i Kolding. Der er dog ikke underskrevet kontrakt endnu.

Ad 4:

Godkendt med rettelser.

Der ønskes bl.a. en præcisering af turneringsbestemmelserne i uge 29.

Ad 5:

Der er blevet fastsat medlemsmøde til søndag d. 21. Januar 2018 kl. 10 – 12 i klubhuset.

Ad 6:

Det foreløbige budget for 2018 blev gennemgået. Det er ikke endeligt færdigt endnu.

Regnskabsåret 2017 slutter med et lille overskud.

Medlemmer:

Tilgang på i alt 5 nye medlemmer. Status herefter er 609 medlemmer.

Ad 7:

Sponsorudvalget:

Arbejdet med at forny sponsorkontrakterne for 2018/19 er indledt.

Andet:

“Mesterskab” for 7. Klasser efterlyses. PP følger op på dette.

Ad 8:

intet

Ad 9:

Eventuelt:

Klubben har ansøgt flere fonde om støtte til at bygge lynshelters. På nuværende tidspunkt er der givet tilsagn fra én fond. Da shelterne skal opføres i landzone betyder det formodentlig, at der skal søges byggetilladelse før opførelsen. Dette er ved at blive undersøgt.

Næste møde: 9. Januar 2018

Referent Preben Pedersen (PP)