Referat af Bestyrelsesmøde

Tirsdag den 19. Maj 2015 kl. 18:30

Tilstede: Henning Kjeldsen (HK), Asger Schmidt (AS), Jytte Callesen (JC), Preben Westh (PW), Svend Pedersen (SP), Preben Pedersen (PP), Kent Nissen (KN), Erik Dahl (ED), Jonna Andersen (JA).
Fraværende: Jytte Callesen (JC)

Dagsorden:

1. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde
2. Økonomi og medlemssituation
3. Evaluering på overordnet strategi (skal sikre enighed om mål, retningslinjerne, ansvarsfordeling og hastighed)
4. Opfølgning på virksomhedsplan og aktivitetsplan
5. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområde
6. Henvendelser fra medlemmerne/indkomne forslag
7. Eventuelt (Drøftelse af nye mødeterminer forslag 2. Tirsdag i måneden)

8. Evaluering på overordnet strategi (skal sikre enighed om mål, retningslinjerne, ansvarsfordeling og hastighed)

Beslutninger og arbejdsopgaver på mødet:

• PP laver oversigt over arbejdsopgaver når man er weekendvagt på klubben.
• Ønske om at få sat antal på de forskellige kontingentgrupper . En ajourført liste kommer på næste møde. (JA)
• Der skal laves en PowerPoint præsentation med sponsortilbud PP, ED
• Forslag til ny parkeringsplads laves som tegnekonkurrence. Der skal laves en beskrivelse hvad pladsen kan indeholde og hvilke begrænsninger (jordvarmeslanger). HK

Referat fra mødet:

Ad1:

Godkendt

Ad 2:

Klubbens økonomi blev gennemgået med følgende kommentarer:

Regnskabet er -250.000 bagud i forhold til budget, men det er afvigelser som udjævnes over tid. Maj måned ser mere retvisende ud. Nogle af grundene dels restancer og ikke udsendte fakturaer til sponsorer.

Følgende poster trækker til plussiden:
+ på husleje
+ greenkeeper
+ på renten til Sydbank
i alt omkring kr. 80.000

Kontingent: Der er udsendt rykkere for ca. Kr. 100.000 .
Sponsorer: der er sendt regning på kr. 45.000 og der kommer flere
– kr. 10.000 på greenfee.

Der blev fremsat ønske om at få sat antal på de forskellige kontingentgrupper. En ajourført liste kommer på næste møde. (JA)

• Regnskabet skal kun være i hovedtal
• Likviditetsoversigt skal med til møderne.

Regning på bagskab er endnu ikke udsendt til medlemmerne.

32 nybegyndere er startet på d-turneringer.

Ad 3:

Punktet udsat. Der er på sidste bestyrelsesmøde nedsat et udvalg, som skal redigere bestyrelsens forretningsorden.

Ad 4:

Aktivitetsplan – Hverveudvalget:
Gennemgang af hvad der skal foregå på dyrskuet. Forventningen til aktiviteten er at der bliver tilgang af nye medlemmer (5-6 nye). Der mangler et antal som hjælpere. Der gøres en indsats inden weekenden.

Weekendvagt:
PP laver oversigt over arbejdsopgaver når man som bestyrelsesmedlem har weekendvagt på klubben.
Ad 5:

Sponsorudvalg: ED har lavet en beskrivelse af klubbens sponsortilbud.

Bestyrelsesmedlemmer opfordres til at finde nye sponsorer. ED formidler.

Der afholdes møde med ejerne angående nye sponsorater.
Der skal produceres en PowerPoint præsentation med sponsortilbud. PP, ED

Hverveudvalg: Forslag om at der laves flere åbne turneringer, så spillere fra andre klubber kan få et indtryk af vores golfbane.

Der skal forberedes begynderhold i løbet af sidste halvår af 2015 så de kan begynde sæsonen 2016 med det grønne kort.

Asger holder MUS-samtale med Jørgen Slothus

Ad 6 :

Forslag: forbedring af klubbens parkeringsplads. Der udskrives en tegnekonkurrence om udformningen af parkeringspladsen. Der skal laves en beskrivelse hvad pladsen kan indeholde og hvilke begrænsninger (jordvarmeslanger) der skal tages hensyn til. HK

Ad 7 :

Hvorfor er der altid turnering om søndagen? Svar: der er i år flere turneringer som afvikles om lørdagen så der er ikke nogen fast regel om dagen.

Tirsdagspigerne vil gerne have en tavle hvor man kan se hvem der har lavet Birdie i løbet af sæsonen. Bestyrelsen vil anbefale at opslagstavlerne skal bruges til dette i stedet for at bruge fællesrummet.

Fællesrummet er til diverse mesterskaber samt hole in one og anden golfudsmykning.

Kaffeautomat fra Caffax installeres i løbet af den kommende uge.

Mødedato fremover er den 2. tirsdag i måneden.

Næste møde : 9. Juni 2015 kl. 18.30 i Klubhuset

Referent Preben Pedersen (PP)

Referat af Bestyrelsesmøde

Tirsdag den 21. April 2015 kl. 18:30

Tilstede: Henning Kjeldsen (HK), Asger Schmidt (AS), Jytte Callesen (JC), Preben Westh (PW), Svend Pedersen (SP), Preben Pedersen (PP), Kent Nissen (KN), Erik Dahl (ED), Jonna Andersen (JA).

Dagsorden:

1. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde
2. Økonomi og medlemssituation
3. Opfølgning på virksomhedsplan og aktivitetsplan
4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområde
5. Henvendelser fra medlemmerne/indkomne forslag
6. Eventuelt

Beslutninger på mødet:

• Bygningsudvalg: Der sendes en mail med navne på medlemmer som kunne være interesseret i at træde ind i udvalget (JA)
• Der laves et nyt udkast til forretningsorden og vedtægtsændringer for klubben generelle for udvalg målsætning og virksomhedsplan. Udvalg bestående af: AS, PW og PP
• Hverveudvalget: Der købes en stand på dyrskuet pris 2200,- hverveudvalget sørger for bemanding og opgaver.
• It-udvalg: Der er lidt problemer med antallet af klubbens face-book-profiler (Vi har tre). Udvalget har til opgave at nedlægge de to af profilerne. Der udformes desuden laves en politik for hvordan klubben styrer nyhedsstrømmen. (PP)

Referat fra mødet:

Ad1:

Godkendt

Ad 2:

Intet regnskab endnu. Aftalen med Sydbank er ikke afklaret. Jens Jepsen forhandler.

Der mangler kr. 326.000 i endnu opkrævning af kontingent. Der rykkes for indbetalinger.

Budgettet er endnu ikke færdig. Bliver færdigt i løbet af den kommende uge.

Der er 5 medlemmer som pga. Klubbens situation ikke har betalt kontingent.

6 nye medlemmer fra andre klubber. En del er skiftet fra Flex til hverdagsmedlem. Der er lige nu 28 nybegyndere.

 

Klubben har ingen økonomiske udeståender.

 

Kommunen har afstået deres fordringer på kr. 1 mil. Grundskyld: den ”gamle ” ordning fortsætter (klubben får 70 % refunderet af ejendomsværdien).

 

Maskinhuset (MH) (ejere Torben Busk Jensen og Jes Wilhelmsen):

Klubben ønsker, at der kun er en ejer at betale leje til. Der er derfor en forhandling med den nye Ejergruppe og MH omkring, hvad huslejen fremadrettet skal lyde på. MH ligger efter den nye organisering på lejet jord, men uden kontrakt med de nye ejere, hvilket giver en del juridiske drøftelser. Ejer gruppen vil gerne købe MH. Klubben kan ikke blande sig i de juridiske spørgsmål.

Der afholdes møde med Ejer gruppen d. 28. April. Formål er en afstemning af klubben og Ejer gruppens forventninger til samarbejdet. Emner til drøftelse er bl.a. banens fremtidige udvikling.

Ad 3: 

Der laves et nyt udkast til forretningsorden og vedtægtsændringer for klubben, som bliver fremsat på næste generalforsamling. Udvalget gennemgår desuden generelle bestemmelser for udvalg, målsætning og virksomhedsplan for Aabenraa Golfklub. Udvalg nedsat bestående af: AS, PW og PP.

Ad 4:

Golfklubbens medlemmer af de forskellige udvalg blev gennemgået. En ajourført liste nederst i dokumentet. Formand for udvalget er understreget.

Kommentarer:

Bygningsudvalget skal udvides med medlemmer som ikke er i bestyrelsen. Der sendes en mail med navne (JA)

Baneudvalget: Martin Petersen (ejerkredsen) indgår i baneudvalget. Der tages en drøftelse med ejerkredsen på mødet d. 28. April.

Sponsorudvalget: JA, Kjeld Andersen, Erik Dahl og Peter Riggelsen.

It-udvalg:

Der er lidt problemer med antallet af klubbens face-book-profiler (Vi har tre. ) Udvalget har til opgave at nedlægge de to af profilerne. Der udformes desuden laves en politik for hvordan klubben styrer nyhedsstrømmen.

Eliteudvalg: Morgenmad til elitespillerne sørger udvalget selv for.

Juniorudvalg: formand Finn Asmussen. Der er afholdt møde med spillere og forældre.

Hverveudvalget: Arbejdet godt sammen. Der købes en stand på dyrskuet pris kr. 2200,- .Hverveudvalget sørger selv for bemanding og udformning af standen.

PP skal til møde med Kinorama i Aabenraa for oplysning om annoncering.

Banekontrol: Kjeld Andersen har kontakt til ca. ti medlemmer som hjælper.

Alle udvalg blev gennemgået og udvalgenes sammensætning lægges på klubbens hjemmeside. 

Ad 5:

Intet.

Ad 6 : 

Den ene af TV-skærmene i klublokalet bruges til billeder af klublivet.

Næste møde : 19. Maj 2015 kl. 18.30 i Klubhuset

Referent Preben Pedersen (PP)

Referat af Bestyrelsesmøde

Mandag den 30. Marts 2015 kl. 18:30

 

Tilstede: Henning Kjeldsen (HK), Asger Schmidt (AS), Jytte Callesen (JC), Preben Westh (PW), Svend Pedersen (SP), Preben Pedersen (PP), Kent Nissen (KN), Erik Dahl (ED).

Fraværende : Jonna Andersen (JA).

Dagsorden:

1. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde.
2. Økonomi og medlemssituation
3. Opfølgning på virksomhedsplan og aktivitetsplan
4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområde. Herunder
5. (ajourføring af navne på udvalgsmedlemmer)
6. Henvendelser fra medlemmerne/indkomne forslag
7. Eventuelt

Beslutninger på mødet:

• SP: Kommunen har eftergivet ejendomsskatten (der er lidt tvivl om det er hele beløbet eller vi skal betale en del) bliver klarlagt inden næste bestyrelsesmøde.
• Bestyrelsen giver bemyndigelse til, at Ejergruppen må forhandle med leasingselskabet.
• Jan Aagaard Andersen (baneudvalgsformand) laver baneplan, aftaler daglig drift og lægger budget sammen med greenkeeper Jørgen Slothus. Bestyrelsen modtager budget til godkendelse af bestyrelsen. Ejergruppen forhandler leasingaftaler.
• SP: der undersøges muligheder for optimering af shoppen..
• HK: Der er endnu ikke lavet aftale om leder af turneringen HK tager en snak med turneringsudvalget.
• JA, AS: Trænerens opgave: der skal laves en plan for hele sæsonen. JA og AS afholder samtale med Rene Wiesel.
• Eliteudvalget (AS) har bemyndigelse til at byde på kaffe og rundstykker når der er turnering (årlig udgift kr. 2500,-)
• JA: Lyset langs klubhuset skal laves, så det ikke er så farligt at forlade huset om aftenen
• Pkt. til næste møde. Liste over manglende opgaver på banen.
• Næste møde 21. April 2015
• Bemærk at under udvalgene er der tildelt opgaver.
•  

Referat fra mødet:

Ad1:

Konstituering:

Jonna Andersen formand, Svend Pedersen næstformand, Kent Nissen kasserer, N. Preben Pedersen sekretær, bestyrelsesmedlem Henning Kjeldsen, bestyrelsesmedlem Jytte Callesen, bestyrelsesmedlem Asger Schmidt, Suppleant Preben Westh, suppleant Erik Dahl (udpeget af bestyrelsen)

Forretningsudvalg:

Jonna Andersen, Svend Pedersen, Kent Nissen.

Asger Smidt ønskede at indtræde i forretningsudvalget.

 

Ad 2: 

• Økonomi. Information omkring Kommunens eftergivelser) bliver klarlagt til næste bestyrelsesmøde

Hovedplanen er blevet gennemført.

De nye ejere er ved at se på klubbens leasingaftaler og vil derfor gerne have bemyndigelse til at forhandle med leasingselskabet. Bestyrelsen giver bemyndigelse til at Ejergruppen må forhandle med leasingselskabet.

Jan Aagaard Andersen (baneudvalgsformand) laver baneplan, aftaler daglig drift og lægger budget sammen med Greenkeeper Jørgen Slothus. Bestyrelsen modtager budget til godkendelse af bestyrelsen. Ejergruppen forhandler leasingaftaler.

Peter Riggelsen er ansat som direktør for ejergruppen. SP retter henvendelse til Ejergruppen om klubbens rettigheder.

Der arbejdes på at forbedre og optimere shoppen.

Der skal i den kommende sæson ikke samles bolde af frivillige. Arbejdet udføres af greenkeeperne.

Klubben har tilmeldt sig Made in Denmark ( kr. 7500,-). De giver som kompensation kr.10.000 i gaver til en turnering. Der er endnu ikke lavet aftale om leder af turneringen. HK tager en snak med turneringsudvalget for en aftale om turneringerne ”Spil med en ven” og ”Made in Denmark-turnering”.

Compupartner, oplyser, at der arbejdes med en løsning så man kan betale med SWIPP og Mobile-Pay. Compupartner hoster bl.a. Golfbox og betalingsgregistreringer omkring Greenfee betalinger.

Trænerens opgave: der skal laves en plan for hele sæsonen. JA og AS afholder samtale med Rene Wiesel.

 

Ad 3: 

Intet

Ad 4 : 

Aktivitetsplanen er ikke helt ført up-to date. Den skal fremadrettet færdiggøres i god tid før sæsonstart (november). JC er tovholder.

JC laver udkast til årskalender, der drøftes/godkendes af bestyrelsen.

PP sender indbydelse til banens dag d. 11. April 2015.

PW laver oplæg til forældre barn/unge – hvervning.

Herreklubben laver et oplæg til deres medlemmer angående medlemshvervning (spil med et ikke medlem).

Eliteudvalget (AS) har bemyndigelse til at byde på kaffe og rundstykker når der er turnering (årlig udgift kr. 2500,-).

Gennemgang af deltagerne i klubbens udvalg. Den opdaterede liste kan ses sidst i referatet.

Klubben har fået et tilskud på kr. 20.000,-

• Pengene skal bruges til fliser ved baghuset og til skrænten ved jordvarmestyringen.
• Lyset langs klubhuset skal laves, så det ikke er så farligt at forlade huset om aftenen (JA)
• Forslag om at skrænten ved styringen udføres i natursten.

Pkt. til næste møde. Liste over manglende opgaver på banen.

 

Ad 5: 

Intet.

 

Ad 6 : 

Fast mødedag aftalt til 3 tirsdag i måneden. Næste møde: 21. April 2015 

 

Referent Preben Pedersen (PP)

 

UDVALG – OPDATERET PR. 30. MARTS 2015

 

Baneudvalg:

Jan Aagaard Andersen, Carsten Chr. Iversen, Rene Wiesel, Jørgen Slothus (formanden snakker med udvalget om medlemmernes tilhørsforhold)

 

Forretningsudvalg:

JA, SP, KN, AS (Asger Schmidt foreslås som medlem)

 

Bygningsudvalg:

HK, JA, AS

 

Sponsorudvalg: nyt navn !!!

JA, Kjeld Andersen, Finn Aagaard Andersen, Erik Dahl, Jes Wilhemsen, Torben Jensen, Tina Tidemann, medlemmer af ejer kredsen inviteres.

 

It-udvalg hjemmesiden:

PP, SP, Christian Andersen, Jan Tønder Larsen, Helge Jefsen, Anne Marie Damgaard.

 

Amatør og ordensudvalg:

Finn Cummings, Inge A. Andersen, Chr. Poulsen. Der skal rettes henvendelse om det er stadig er interesseret JA.

 

Eliteudvalg:

AS, Kaj Schmidt, , Carsten Christian Iversen alle skal spørges om de er med i udvalget.

 

Juniorudvalg:

Tina Tidemann, Bo Frosch, Søren Frosch, Lars Johansen, Finn Asmussen, Rene Wiesel.

 

Turneringsudvalg:

Jytte og Arne Koch, Marente og Christian Andersen, Grethe og Ole H. Nielsen Lone Mikalski.

 

Aktivitets- og Hverveudvalg:

JC, PP, KN, PW, Dorit Grundahl.

 

Banekontrol og starterudvalg:

Kjeld Andersen, Per Callesen. Kjeld tager kontakt til udvalgsmedlemmet.

 

Begynderudvalg:

Preben Skellgaard, Robert Holst, Ole Svenningsen, Ole Marcussen, Jens Willesen, Rene Wiesel

 

Ekstraordinær Generalforsamling

Aabenraa Golfklub

Mandag den 23. marts kl. 19:00 på Løjt Kirkeby skole (multisalen)

 

Dagsorden ifl. vedtægterne: 

1. Valg af dirigent.
2. Udpegning af stemmetællere.
3. Beretning om Foreningens virksomhed i det forløbne år.
4. Fremlæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse.
5. Forelæggelse af budget og fastlæggelse af medlemskontingenter og indskud.
6. Valg til bestyrelsen – der afholdes valg om samtlige bestyrelsesposter. Da bestyrelsesposterne normalt besættes med skiftende årstal, vil bestyrelsesposterne i dette tilfælde blive besat for 1 hhv. 2 år ad gangen med så og så mange 1 år og så og så mange for 2 år.
7. Valg af revisor og revisor-suppleant.
8. Eventuelt.

 

På valg er:

Jan Aagaard Andersen, Jonna Andersen, Jytte Callesen, Henning Kjeldsen, N. Preben Pedersen, Kent Nissen, Svend Pedersen

 

Suppleant:

Preben Westh, Carsten Christian Iversen

 

Ad 1

Jens Jepsen valgt

Jens Jepsen advarede forsamlingen om at den ekstraordinære generalforsamling kun var varslet på mail og som opslag i klubhuset, men ikke varslet på klubbens hjemmeside. Da der ikke var protester blev mødet gennemført.

 

Ad 3

 

Beretning

Som I ved, så er der aflagt beretning, men jeg syntes alligevel, jeg lige vil sige et par ord, inden jeg giver ordet til Jens Jepsen for en redegørelse af klubbens situation, som den ser ud nu.

Allerførst, og det er på hele bestyrelsens vegne, tusind tak for alle de opmuntrende opkald, mails og henvendelser der er kommet fra jer. Der har været en utrolig optimisme og tro på, at det hele nok skulle lykkedes , hvilket virkelig giver et boost, når tingene går en lidt imod.

Også en stor tak til vores dygtige greenkeeperteam – selv om de først fik deres februar løn 10 dage inde i marts havde de troen på, at vi nok skulle komme videre og fortsatte ufortrødent med deres arbejde. De kunne den 2. Marts have indgivet konkursbegæring mod klubben for manglende løn, men valgte at fortsætte, så stor tak til dem – giv dem en stor hånd.

En tak skal der også lyde til de investorer, der har gjort det muligt, at jeg står her i dag. Klubben står, med den husleje vi fremadrettet skal betale, rigtig godt rustet til fremtiden og kan vi forsætte med de gode frivillige kræfter, vi har i klubben, bliver dagligdagen meget sjovere. Vi skal stadig tænke økonomi, men det bliver nok på en mere positiv måde fremover.

Og til sidst, inden Jens får ordet, en stor, stor tak til ham. Det arbejde, du har ydet for at redde klubben er nok, både i overført betydning men også i kroner og øre, det største sponsorat, klubben nogensinde har modtaget, så Jens tusind tak og så får du lov til at tage over…

 

Jens Jepsen:

Jens Jepsen opsummerede hvad der er gået forud før de sidste forhandlinger Klubbens gæld sammenlagt var c. Kr. 20 mio.

Forhandlingerne er mundet ud i en løsning der forudsætter:

1. At Sydbank opretholder kreditten på 1.9 mio. kr.
2. At Sydbank slipper pant i par 3 bane mv.
3. At Sydbank fastholder et lavt renteniveau – året ud max 1 % pa.
4. At kommunen eftergiver gæld med kr. 1 mio. kr.
5. At Nykredit accepterer at modtage kr. 7 mio. til fuld og endelig afgørelse af Nykredits tilgodehavende og samtidig slipper alle sikkerheder og kaution fra klubben mv.
6. At Klubhus A/S sælger sine aktiver for ca. kr. 2.25 mio. kr.
7. At Fonden sælger banen for ca. kr. 5.5 mio. kr.
8. At der samles en investorkreds med kontante indskud med i alt kr. 7.750.000,-

Investorkredsen er fundet:

Leif Toft, Lars Toft, Peter Madsen, Anders Hedegaard, Joan Vollertsen, Lars Meldgaard, Martin Petersen, Peter Riggelsen, Klaus Peter Riggelsen, en ikke oplyst investor. I alt har 10 investorer hver indskudt kr. 775.000,- .

Aftaledokumenter er under udarbejdelse.

Hus- og banelejen (eks. maskinhuset) bliver kr. 400.000,- mod tidligere kr. 800.000. Lejen ændres ved almindelig prisstigning. (Nettoprisindekset)

• 10 årig lejekontrakt med mulighed for forlængelse.
• Sydbank har godkendt.
• Nykredit har godkendt.
• Kommunen mangler at behandle forholdet på byrådsmøde, dette finder sted den 25/3-15

Ad 4

Jan Aagaard Fremlagede regnskab

Regnskabet blev enstemmigt vedtaget.

 

Ad 5

Budget fremlagt af Jan A. Andersen

Et overskud på kr. 145.000,-

Budgettet blev enstemmigt vedtaget.

 

Ad 6

Valg til bestyrelsen:

For 2 år

Asger Schmidt, Jonna Andersen, Kent Nissen

For 1 år

Henning Kjeldsen, Jytte Callesen, N. Preben Pedersen, Svend Pedersen

Nyvalgt i bestyrelsen blev Asger Schmidt.

Bestyrelsen konstituerede sig med Formand Jonna Andersen, Næstformand Svend Pedersen, Kasserer Kent Nissen, sekretær N. Preben Pedersen de øvrige som bestyrelsesmedlemmer.

Valg af suppleant:

Preben Westh

Ad 7.

Valget er foretaget på sidste generalforsamling.

 

Ad 8.

Da Finn A. Andersen har valgt at træde ud af begynderudvalget blev han i den anledning hædret af forsamlingen for sit store arbejde med at uddanne nye golfspillere.

Der var ligeledes stor anerkendelse til Jan A. Andersen som har valgt at stoppe i bestyrelse. Der var mange roser fra salen med tak for den store indsats Jan har ydet klubben fra den spæde start til hvad klubben er i dag. Uden Jans indsats var Aabenraa Golfklub ikke blevet til noget.

Hverveudvalg: Dorit Grundahl meldte sig til hverveudvalget.

 

Referent Preben Pedersen

 

 

 

Referat af Bestyrelsesmøde

Tirsdag den 9. September 2014 kl. 18:30

Deltagere: Henning Kjeldsen, Jan Aagaard Andersen, Preben
Westh, Svend Pedersen, Preben Pedersen, Jonna Andersen, Kent Nissen.

Afbud fra: Carsten Iversen, Jytte Callesen.

Dagsorden:

1.
Godkendelse referat

2.
Økonomi og medlemssituation

3.
Opfølgning på virksomhedsplan og aktivitetsplan

4.
Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes
ansvarsområder

5.
Henvendelse fra medlemmer / indkomne forslag

6.
Eventuelt

7.
Næste møde

Beslutninger på mødet:

Tilstede før mødet – Jørgen Slothuus

Omlægning af greens: Økonomi: 24.000 for at omlægge greens 5
og 15. Det ville også være godt at få negravet dræn ved hul 17. Hullerne kan
ikke bruges for resten af året. (spille til vintergreen på hullerne) Skal laves
inden uge 43 fordi der er mandskab som skal på skole.

Dybdeluftning: banen trænger til
det. Kr 15.000 for renoveret maskine. Banens græs tager skade. Maskinen kan kun
bruges til greens.

Mandskab: Frivillige til
boldsamling i perioden SP

Referat fra mødet:
Ad 1:
Referat godkendt fra sidst. Til hver møde
skal der fremadrette laves der en opsummering af “to do” punkter. PP sender
liste fra de sidste fire møder.

Ad 2:
Økonom følges tæt. Medlemstal er dags dato 445 + 26 nye medlemmer fuldtidsmedlemmer.

Ad 3:
Udsat til kommende møder

Ad 4:
Turneringsudvalg:
Diskussion af klubmesterskab og handicapbegrænsning. Skal
tages op så der fremover er det maksimale antal spillere, som kan deltage i
turneringen. Er det nødvendigt at klubmesterskabet skal afvikles over tre dage?
Kunne skæres ned til 2 dage! Turneringsudvalget drøfter dette.

Baneudvalg:

—

IT- og kommunikationsudvalg:

—

Markedsføringsudvalg:
Diverse materialer, som skal bruges til medlemshvervning,
skal gennemgås og revideres. JA

 

Eliteudvalget:
—

Begynderudvalg:

—

Juniorudvalg:

—

Ad 5:
Tirsdagspigerne har rettet henvendelse angående begrænsning
på handicap 45 for at undgå alt for langsomme flights. Bestyrelsen er positiv.
Nybegyndere henvises til begynderturneringerne. Bestyrelsen vil gerne have en
tilbagemelding hvordan det er gået.

Henvendelse fra medlemmer(deltagere i klubmesterskabet)
angående klubmesterskabet: 1) Kunne være mere hyggeligt, gøre mere ud af det
sociale, 2) Inddrage Klubber i Klubben til et sådant arrangement og andre, 3) Mere
uddelegering af opgaver / aktiviteter

Samarbejde med Løjt Kirkeby skole. Der laves træning med
8. Årgang i uge 39.

Tirsdag fra 12-15,
Torsdag fra 8-11:30,

Fredag fra 8-11:30

Der indhentes hjælp fra de forskellige klubber.

Ad 6:

Broen
laves i weekenden 12.-13.-14. September.

Ad 8:

—

Næste møde 14. oktober kl. 18.30 i klubhuset.

Referent: Preben Pedersen

Referat af Bestyrelsesmøde, Tirsdag den 19. August 2014 kl. 18:30

Deltagere: Henning Kjeldsen, Jan Aagaard Andersen, Jytte Callesen, Preben Westh, Svend Pedersen, Preben Pedersen, Jonna Andersen, Kent Nissen, Carsten Iversen
Afbud fra: ingen

 

Dagsorden:
Godkendelse referat
Økonomi og medlemssituation
Opfølgning på virksomhedsplan og aktivitetsplan
Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder
Henvendelse fra medlemmer / indkomne forslag
Eventuelt
Næste møde

Beslutninger på mødet:

Ad 1: Referat godkendt fra sidst.
Referat fra mødet:
Henrik Jespersen var indbudt for at redegøre for konceptet DUBLI. Det blev aftalt med Henrik, at der fremover skal være et fast logo med henvisning til siden. Dubli er en internetportal, som giver internetkøbere mulighed for rabatordninger mange steder. Golfklubben får en %-del tilført klubben. Henrik opfordrede bestyrelsesmedlemmer til at afholde et oplysningsmøde omkring cashback-systemet.

Ad 2:
Økonomi:
Der er afvigelser (positive og negative) på kontingenter, greenfee og reklameindtægter, salg træningstimer, gebyr deltagelse i turneringer, udlejning af bagskabe, shop- og ølsalg. Der er besparelser på lønninger, klubhusdrift, baneudgifter og drift af maskinhus.
Træneren:
Fokusering på køb af træningstimer hos Rene.

Generelt:
Bagskabe skal så vidt muligt stå på gulvet. HK

Overdækning af range er godkendt. Der skal nedsættes en arbejdsgruppe. Torben Svenningsen bestiller materialer. Asger sørger for hjælpere.
Ad 3:
—
Ad 4:
Baneudvalg:
Drøftelse med Jørgen Slothus angående omlægning af banen. HK
IT- og kommunikationsudvalg:
Åbent hus weekend den 23. og 24. August jævnfør DGU’s landsdækkende oplæg.

Klubben hjemmeside skal optimeres, se bedre ud. Der tages kontakt til WEB-redaktør / IT- og kommunikationsudvalg for ændring af hjemmesiden. Der hentes inspiration fra 2-3 hjemmesider. Der skal desuden findes en varig løsning på klubbens store billedarkiv, som skal være tilgængelig på nettet. JAA.

Markedsføringsudvalg:
Der skal annonceres om dobbelt medlemskab.
Der planlægges nye former for annoncering
Golfens dag: 19. April 2015 (sæt venligst dato i kalenderen)
Eliteudvalget:
—
Begynderudvalg:
—
Juniorudvalg:
—
Ad 5:
Der planlægges Tapasaften / Vinaften den 24. Oktober 2014. Der laves forhåndstilmelding, som udsendes som nyhedsbrev.

Ad 6:
Henvendelse fra starterkorpset ( der er ikke så meget at lave) Konklusion: skal hjælpe i klubhuset i stedet for at være “starter”. Der er brug for hjælp til specielt greenfee –gæster.

Overdækning af range er godkendt. Der skal nedsættes en arbejdsgruppe.

Ad 8:
Der rettes henvendelse til Løjt Kirkeby skole for evt. samarbejde mellem skolen og golfklubben. Med den nye skolereform som pålægger skolerne at give de unge dagligt 45 min. Motion. Klubben kan derfor i et omfang stille klubbens træner til rådighed. Arbejdet skal koordineres med skolen PP tager kontakt.
Kortautomaten driller ofte. Det vurderes, hvorvidt den kan repareres, eller om vi skal have en ny.

Næste møde 9. September kl. 18.30 i klubhuset.
Referent: Preben Pedersen

Deltagere: Henning Kjeldsen, Jan Aagaard Andersen, Jytte Callesen, Preben Westh, Svend Pedersen, Preben Pedersen, Jonna Andersen
Afbud fra: Kent Nissen, Carsten Iversen

Dagsorden:
1. Godkendelse referat
2. Økonomi og medlemssituation
3. Opfølgning på virksomhedsplan og aktivitetsplan
4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder
5. Henvendelse fra medlemmer / indkomne forslag
6. Eventuelt
7. Næste møde

Beslutninger på mødet:
Ad 1: Referat godkendt.
• Der rettes henvendelse til Finn Asmussen og Dennis Gram og en mere om at hjælpe i juniorafdelingen.
• Der er ønsker om flere træningslektioner / workshops og hvordan det kan markedsføres over for vores medlemmer. Jonna aftaler nærmere med træneren.
• Der opsættes en sigtepind på hul 13. Der informeres nærmere om dette på vores hjemmeside og mail, når det er klar.
• Sidste torsdag i august (28. August) er der en turnering for Statsamtet, hvor der skal spilles Texas Scramble. Der er derfor brug for frivillige (alle medlemmer), som kan hjælpe.
• Der rettes henvendelse til SE om fibernet til “Feriecentret”

Referat fra mødet:
Ad 2:
Økonomi:
• Vi deltager også i den næste DGU-undersøgelse. Undersøgelsen kan fortsat have nytte for klubben.
• Der er afvigelser på antallet af nye/ udmeldte medlemmer , dette kigges nærmere efter.
• Sponsorer blev drøftet, også omkring hvordan vi kan få flere sponsorer.
• Greenkeeper har holdt budgettet.
• Der ses på forsikringer generelt, så pris og dækning stemmer overens.

Træneren:
• Der må gerne komme flere workshops / træningslektioner og skiltning af dette over for vores medlemmer. Jonna aftaler nærmere med træneren.

Generelt:
• Der er lavet nyt materiale som skal bruges i forbindelse med sponsorater.
• Bestyrelsen vil lave specialtilbud til brug ved hvervning af nye medlemmer. Dette sker i erkendelse af at det er vanskeligt at få nye medlemmer.

Ad 3:
—
Ad 4:
—
Baneudvalg:
Der opsættes en sigtepind på hul 13. Der gives oplysninger på hjemmesiden og i nyhedsbrev.
IT- og kommunikationsudvalg:
Der mangler billeder på hjemmesiden. Der mangler links til Greenkeeperen, så greepkeeperen kan oplyse om diverse arbejder på banen. Svend tager det op med udvalget.
Markedsføringsudvalg:
—
Eliteudvalget:
—
Begynderudvalg:
—
Juniorudvalg:
Antallet af juniorer er ikke tilfredsstillende derfor skal der gøres noget for afdelingen. Der rettes henvendelse til navngivne personer for at undersøge om deres interesse i at hjælpe. Afdelingen har intet udvalg kun ad hoc medlemmer.
Der rettes henvendelse til Finn Asmussen og Dennis Gram og en mere om at hjælpe i juniorafdelingen.
Ad 5:
Indkommer forslag:
Forslag om kun et ni-huls medlemskab. Der er ikke tilslutning fra bestyrelsen.
Ad 6:
Drøftelse af problemer med wi-fi i området. Det er et problem for bl.a. sommerhusene, at der ikke kan loves internetadgang, når sommerhusene udlejes. SE har nedlagt fibernet i området. Derfor rettes der henvendelse til SE om mulighed for at lægge kabler ned til “feriecentret” (ca. 180 feriehuse).
Golfklubben retter henvendelse, fordi vi har interesse i stor udlejning af sommerhusene.
Ad 7:
Næste møde: 19. Juni 18.30
Referent: Preben Pedersen

Deltagere: Jonna Andersen, Svend Pedersen, Preben Westh, Kent Nissen, Jan Aagaard Andersen, Preben Pedersen, Henning Kjeldsen
Afbud fra: Jytte Callesen,, Carsten Iversen

Dagsorden:
1. Godkendelse referat
2. Økonomi og medlemssituation
3. Opfølgning på virksomhedsplan og aktivitetsplan
4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder
5. Henvendelse fra medlemmer / indkomne forslag
6. Eventuelt
7. Næste møde

Beslutninger på mødet:
Ad 1: Referat godkendt.
• Specialtilbud i forhold til kontingenter skal stå på hjemmesiden.
• Bagskabe kan fortsat lejes
• Der arrangeres “Spil med et medlem” den 15. Juni.
• Turneringsudvalget søger at optimere hastigheden på banen. Dette skal ud i et nyhedsbrev.
• Der mangler hjælpere til juniorudvalget, hvilket er et stort problem for afdelingen. Nyhedsbrev udsendes så vi forhåbentlig kan finde hjælpere.
• Link til hoteller lægges på hjemmesiden.
• Der skal laves en køreplan for hvilke opgaver, der skal udføres når man har “vagt”. Jonna Andersen sørger for dette til bestyrelsen.
• Der er altid bestyrelsesmedlemmer til stede i løbet af weekenden nyhedsbrev. Der er ikke faste kontortider i løbet af ugen. Man kan altid ringe, maile eller bruge shoppen. Nyhedsbrev sendes ud omkring dette.

Referat fra mødet:
Ad 2:
Der er fortsat brug for at vi har fokus på at skaffe nye medlemmer til klubben. Vigtigt i forhold til at sikre budget. Manglende indtægter i sponsorer. Der skal gøres en indsats
Alle aftaler omkring kontingent skal fremgå af hjemmesiden.
Eliteholdet har fået nyt tøj. Holdet har selv betalt halvdelen. Udgiften for klubben har været kr. 5300,-. Der findes en sponsor til eliteholdet, så udgiften bliver dækket. Der er en afvigelse i forhold til rengøring. Beløbet er sat for lavt i budgettet. Generelt er vi foran på alle øvrige poster. Der er mindre afvigelse samlet.
Debitorer i form af kontingentrestancer bliver automatisk spærret i golfbox.
Midlerne fra LAG er endnu ikke udbetalt. Vi håber stadig at de kommer til udbetaling. Der har været en korrespondance med Naturstyrelsen angående manglende ansøgning (vi har sendt en ansøgning, men den er ikke digital). Der er sendt en klage og vi står stadig i venteposition i forhold til udbetaling.
Medlemssituationen. Der er ikke nok begyndere. Det er vigtigt at finde nye medlemmer.
Spil med en ven er en mulighed. Der gennemføres “by-mesterskab” den 15. Juni (spil med et medlem).
Drøftelse hvorfor af antallet af tilmeldinger til klubbens sponsorturneringer er vigende. Turneringsudvalget søger at optimere. Oplysninger om turneringerne skal ud i nyhedsbreve.
Ad 3:
Intet
Ad 4:
—
Baneudvalg:
Ud over normal pleje skal der til efteråret gøres noget ved greens på hul 5 og 14. (efteråret) Der opfordres til at roughen bliver slået snarest. Træer mellem hul 8 og 12 mangler for at markere forskellen på de to huller (det kan være svært for greenfee-gæster at se flagene).
IT- og kommunikationsudvalg:
—
Markedsføringsudvalg:
—
Eliteudvalget:
—
Begynderudvalg:
—
Juniorudvalg:
Der mangler ledere til udvalget. Et stort problem for afdelingen.

Ad 5: Ingen indkomne spørgsmål fra medlemmer.
Ad 6:
Der skal laves en køreplan for hvilke opgaver der skal udføres når man har “vagt” i weekenderne. Der vil være bestyrelsesmedlemmer til stede i løbet af weekenden. Der er ikke faste kontortider i løbet af ugen. Man kan altid ringe , maile eller bruge shoppen, når der er behov for kontakt. (nyhedsbrev)
Ad 7:
Næste møde: 10. Juni 18.30
Referent: Preben Pedersen

Deltagere: Jonna Andersen, Svend Pedersen, Preben Westh, Henning Kjeldsen og Jytte Callesen

Afbud fra: Kent Nissen, Jan Aagaard Andersen, Preben Pedersen, Carsten Iversen

1. Godkendelse referat
2. Økonomi og medlemssituation
3. Opfølgning på virksomhedsplan og aktivitetsplan
4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder
5. Henvendelse fra medlemmer / indkomne forslag
6. Næste møde

Beslutninger på mødet:

Ad 1: Afventer godkendelse til næste gang til der er flere bestyrelsesmedlemmer tilstede.

• Boldopsamling er et problem. Svend og Henning finder en løsning ud fra sidste års hjælpere, så det ikke giver problemer i weekender.

• Infomateriale på Løjt Info-kanal hvis muligt

• Årskort udleveres på demodag på lørdag den 12.4.14 til dem, der mangler.

• Sponsorturnering fastlægges 20. juni 2014. Informere om det til sponsorer i løbet af de næste uger.

• 3. Maj lægger vi bane til JDT turnering (børn og forældre). Jonna finder ud af hvor meget der er behov for af hjælpere og giver besked.

• Jytte finder ud af med IT-udvalget, hvorfor der mangler noget fra Golfbox i klubkalenderen.

• Hjemmeside – der sikres fortsat opdatering med IT-udvalget, der mangler aftalte punkter fra sidst.

Greenkeeper info mangler på hjemmesiden.

• Banens Dag er sat til den 13. April. Henning er ansvarlig for denne aktivitet.

Ad 2: Vi er ikke helt på budgetniveau på driften, men der mangler at blive bogført noget refusion. Der er stadig kr. 387.000,- i udestående på debitorer. Der rykkes for dette. Sponsorudvalget ser på flere muligheder for flere sponsorer. Der er reserveret for nye Company Day firmaarrangementer.

Der er difference i forhold til udmeldte medlemmer, dette rettes til. Medlemssituation – vi er ved at have de første 20 nybegyndere igennem på første hold. Flere er på vej.

IT- og kommunikationsudvalg:

Info til klubbens samlede kalendere skal sendes til Jytte og ind via Golfbox. Jytte tager fat i IT-udvalg der fremadrettet skal sikre vedligehold af kalender. Grundet et system-teknisk problem er ikke alt opdateret i Golfbox.

Jytte tager fat i Markedsføringsudvalg:

Markedsføringsudvalget består af Helle Pedersen, Preben Pedersen og Preben Westh. Der afholdes møde snarest,

Jørgen greenkeeper efterlyser hvordan opdatering af hjemmeside skal gøres. Sprøjteregnskab er indsendt.

Ad 5: Ingen indkomne spørgsmål fra medlemmer.

Ad 6: Jonna har fået tilbud på ny PC og POS skærm incl. flytning af data og opsætning . Prisniveauet skønnes ok, og

Ad 7: Næste møde: 13. Maj 18.30

Referent: Jytte Callesen

 

Deltagere: Jonna Andersen, Jan Aagaard Andersen, Svend Pedersen, Preben Pedersen, Preben Westh, Carsten Iversen og Jytte Callesen.

Afbud fra: Kent Nissen

Dagsorden:

1. Godkendelse referat
2. Økonomi og medlemssituation
3. Opfølgning på virksomhedsplan og aktivitetsplan
4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder
5. Ajourføring og underskrift af forretningsorden
6. Henvendelse fra medlemmer / indkomne forslag
7. Eventuelt
8. Næste møde

Beslutninger på mødet:

Ad 1: Referat godkendt fra sidste gang.

• Der skal laves 4 spots som skal bruges på hjemmesiden. IT-udvalget sikrer opdatering af dette.
• Det blev besluttet at indrykke annoncen 2 gange i de næste uger.
• Spil med en ven -Turneringsudvalget står for arrangementet. (600 kr for et helt hold).
• Kalendermodulet i Golfbox skal inddrages i forsøget på at undgå alt for mange opdateringer.
• Billeder af udvalgsmedlemmer sendes til IT-udvalget for opdatering på hjemmesiden.
• Eliteudvalget: Der sendes info til spillerne af Carsten Iversen.
• Juniorudvalg: nyt møde aftales. Bliver sidst i marts – se kalender. Rene Wiesel og Jonna Andersen står for dette.
• Sekretæren indkalder til bestyrelsesmøder. Punkter til dagsorden sendes i god tid til sekretæren
• Forretningsorden offentliggøres på hjemmesiden.
• Det er vedtaget, at vi indmeldes i Dansk Handicapforbund.
• Dubli: Juridiske problemer for klubben skal undersøges. Følgende klubber har lavet aftale med Dubli : EFB og Herning Golfklub. JA.
• Spillerdragter til eliteholdet: Tøjsponsor kontaktes i første omgang for en ordning.

Referat fra mødet:

Ad 2: Der er foreløbig tilmeldt 19 nye prøvemedlemmer. Opfordring til at være aktiv for at hverve nye medlemmer. Mange medlemmer har tilmeldt sig Toftlund/Aabenraa-tilbud . Der rykkes for restance fra medlemmer, der sendes rykkere ud snarest.

Ad 3: Redigeret virksomhedsplan og aktivitetsplan lægges på G-drev.

Ad 4:

IT- og kommunikationsudvalg:

Pro’ens aktiviteter lægges ud som en selvstændig kalender. Hjemmesiden er i fuld gang med løbende opdatering.

Markedsføringsudvalg:

Det blev besluttet at nedsætte et Markedsføringsudvalg, som skal tage sig af annoncekampagner herunder flyers m.m. Der ligger materiale på vores fælles IT-drev, som kan bruges. Udvalget består foreløbig af Helle Pedersen, Preben Pedersen og Preben Westh.

Gennemgang af de forskellige tilbud foreslået af aktivitetsudvalget:

Spil med en ven : der skal laves markedsføringsmateriale omkring aktiviteten. Turneringsudvalget står for arrangementet. (600 kr for et helt hold). Dato ikke fastlagt endnu, men vil fremgå af aktivitetskalenderen.

Info til klubbens samlede kalender skal sendes til Jytte Callesen for opdatering.

Kalendermodulet i Golfbox skal inddrages i forsøget på at undgå alt for mange opdateringer Jytte Callesen undersøger.

Brugt-børs: det har ikke høj prioritet for bestyrelsen. Når hjemmesiden er OK så går vi i gang.

Der mangler billeder af medlemmer fra udvalgsmedlemmer. Billeder af udvalgsmedlemmer sendes til Preben Pedersen, som delegerer det videre til it-udvalget.

Eliteudvalget: Asger Schmidt starter eliteudvalget op sammen med Carsten Iversen. Efter det første møde overtager Carsten Iversen. Der er tvivl om vi overhovedet kan stille to herrehold. Carsten Iversen og Asger Schmidt snakker sammen om det praktiske. Der sendes info til spillerne Carsten Iversen.

Baneudvalget: Henning oplyser, at der mangles info om arrangementer. Alle detaljer lægges på Golfbox.

Juniorudvalg: nyt møde aftales. Bliver sidst i marts Rene Wiesel og Jonna Andersen.

Begynderudvalg: nybegyndere starter mandag d. 17. Marts i klubhuset. Sendes som info på nyhedsmail.

Ad 5: Forretningsordenen: det blev vedtaget at bruge den reviderede forretningsorden. Sekretæren indkalder til bestyrelsesmøder fremadrettet. Forretningsorden offentliggøres på hjemmesiden.

Ad 6: Dubli: forslag til indtjening for golfklubben. Klubben har fået et tilbud om at være med til at indgå i et samarbejde med Dubli. Det går ud på, at Klubben skal anbefale Dubli for medlemmer imod at få en ”betaling”, når medlemmer handler på bestemte internetsider. Klubben får en godtgørelse hver gang et medlem handler på forskellige internetsider.

Skal vi være med? Hvilke juridiske problemer er der forbundet med arrangementet ? Vi har kendskab til andre klubber der har gjort det. Dette undersøges inden det besluttes, om vi vil deltage.

Toftlund: problemer med Golfbox, som ikke kan separere spillere som har spilleret på de to banen. Jonna Andersen tager kontakt til Toftlund om det generelle samarbejde.

Ad 7: Spørgsmålet: Vil klubben ikke være med til at sponsere spillerdragter? – blev drøftet. Bestyrelsens holdning er, at der skal gøres meget for eliten. Sponsorudvalget undersøger muligheder.

Ad 3: Næste møde er 8. April 2014     (Preben Pedersen melder afbud)

Referent: Preben Pedersen