Referat bestyrelsesmøde onsdag den 12. februar 2020, kl. 18.30

Sted: Aabenraa Golfklub

Deltagere: Jonna Andersen (JA), Klaus Milton Jensen (KM), Torben Petersen (TP), Jytte Callesen, (JC), Ole Højen (OH), Peter Riggelsen (PR), Henning Kjeldsen (HK),

Mette Lillebæk (ML), Palle Christensen (PC)

Dagsorden:

1. Godkendelse af referat fra sidste møde
2. Efterretninger
3. Økonomi og medlemssituation
4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder
5. Henvendelser fra medlemmerne / Indkomne forslag
6. Eventuelt

Ad 1:

Godkendt

Ad 2:

Golfforedrag med skleroseramt golfer som har spillet alle Danmarks golfbaner er planlagt til foråret. Vedkommende vender tilbage med mulige datoer.

Ad 3.

Økonomi:

Regnskabet for 2019 giver et underskud på -68.000 kr og gennemgåes på den kommende generalforsamling. Forventes på klubbens hjemmeside i løbet af weekenden. Revisionsprotokol blev ligeledes gennemgået. Det blev af besparelsesgrunde besluttet at stoppe med E&Y som revisorer fremadrettet og i stedet bruge 2 generalforsamlingsvalgte revisorer blandt klubbens medlemmer.

Medlemssituationen:

Pt. 569 medlemmer.

Ad 4:

Hverveudvalg:

JC og Ronni har møde med bl.a Aabenraa Kommune onsdag vedr. diabetesgolf i håb at at dette kan give nye medlemmer.

Uge 29:

Diverse praktiske ting blev diskuteret. Det overvejes at inddrage fredagen for at give flere mulighed for at deltage i uge 29 aktiviteterne. Dette kræver dog flere frivillige kræfter. Fredag kunne evt. afsluttes med et ølsmagningsarrangement.

Ad 5:

Ingen modtagne henvendelser.

Ad 6:

Generalforsamling, bestyrelsen mødes kl. 18 for at opstille stole mm. Ny projektor er købt. Der arbejdes på at skaffe højtaler.

Referent

Torben Petersen

Referat bestyrelsesmøde tirsdag den 14. januar 2020, kl. 18.30

Sted: Aabenraa Golfklub

Deltagere: Jonna Andersen (JA), Klaus Milton Jensen (KM), Torben Petersen (TP), Jytte Callesen, (JC), Ole Højen (OH), Peter Riggelsen (PR), Henning Kjeldsen (HK)

Fraværende: Mette Lillebæk (ML), Palle Christensen (PC),

Dagsorden:

1. Godkendelse af referat fra sidste møde
2. Efterretninger
3. Økonomi og medlemssituation
4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder
5. Henvendelser fra medlemmerne / Indkomne forslag
6. Eventuelt

Ad 1:

Godkendt

Ad 2:

Indoor golf. Er startet fint op. Der arbejdes på en tæppeløsning ved nettet, da boldene hopper højt. Åbne / lukke ordning er etableret. Der er stadig plads til flere og der gøres opmærksom på aktiviteten via Facebook.

Ad 3.

Økonomi:

Der forventes et mindre underskud i år i forhold til budgettet til trods for den modtagne momsrefusion. Men grundet flere ekstraordinære omkostninger i år er resultatet tilfredsstillende.

Revisionen er næsten færdig med deres arbejde for 2019.

Budgettet for 2020 viser et lille overskud baseret på nuværende antal medlemmer pr 31/12 2019 og anses for et realistisk budget. Nye medlemmer i 2020 vil forbedre resultatet.

Medlemssituationen:

Pt. 568 medlemmer.

KM har lavet en analyse af medlemssituationen siden klubbens start og de senere år viser en svagt faldende tendens pr. 1. januar. Denne tendens skal gerne vendes og en af mange måder er at appellere til de nuværende medlemmer om at forsøge at skaffe nye medlemmer via vennekreds, naboer og andet mod rabat i næste års kontingent.

Ad 4:

Hverveudvalg:

JC har kontakt til Ronni vedrørende golf og diabetes og der planlægges møde med Aabenraa Kommune for at undersøge kommunens muligheder og involvering. Dette er en af mulighederne for at sikre nye medlemmer på sigt.

Der skal laves ny folder for nybegyndere. Generelt fremover skal vi forsøge at lave vores foldere neutrale i forhold til årstal af økonomiske og miljøhensyn.

Grundet KM’s analyse skal der i den kommende tid mere fokus på diverse hverveaktiviteter og mulighederne for at inddrage nuværende medlemmer.

Sponsorudvalg:

Næste møde er endnu ikke planlagt.

Baneudvalgsmøde:

Er planlagt til onsdag.

Ad 5:

Ingen modtagne henvendelser.

Ad 6:

Vi forsøger at blive færdige til afholdelse af generalforsamling den 18. februar, hvilket vil være godt for likviditeten. TP forbereder indkaldelse.

Planlægningen af uge 29 er startet. Vi undersøger mulighederne for at have en bil som hulpræmie på hul 18 en eller flere dage i uge 29.

Referent

Torben Petersen

Referat bestyrelsesmøde tirsdag den 10. december 2019, kl. 18.30

Sted: Aabenraa Golfklub

Deltagere: Jonna Andersen (JA), Klaus Milton Jensen (KM), Torben Petersen (TP), Mette Lillebæk (ML), Jytte Callesen, (JC), Ole Højen (OH), Palle Christensen (PC), Peter Riggelsen (PR), Henning Kjeldsen (HK)

Fraværende:

Dagsorden:

1. Godkendelse af referat fra sidste møde
2. Efterretninger
3. Økonomi og medlemssituation
4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder
5. Henvendelser fra medlemmerne / Indkomne forslag
6. Eventuelt

Ad 1:

Godkendt

Ad 2:

Indoor golf. Nabohøring er gennemført uden indsigelser, der foreligger også godkendelse fra kommunen, men der mangler stadig godkendelse fra brandmyndighederne, som forventes om få dage. Forventet opstart i næste uge, kommunikation og information via Facebook og Nyhedsbrev.

Ad 3.

Økonomi:

Der forventes stadig et underskud i år i forhold til budgettet. Der er ingen væsentlige ændringer i forhold til sidste måned. Men vi får 95.000 kr. i momsrefusion, hvilket ikke er indregnet endnu i regnskabet, og som vil være med til at reducere underskuddet.

Første udkast til budget 2020 viser et lille overskud baseret på nuværende antal medlemmer minus udmeldelser pr. 31/10 2019.

Medlemssituationen:

Pt. 635 medlemmer.

Ad 4:

Hverveudvalg:

Funnel First hverveoplæg droppes grundet økonomi.

Henvendelse fra DGU og Aabenraa Kommune vedr. golf og diabetes positivt modtaget. Jytte tager kontakt til DGU.

Sponsorudvalg:

Arbejder på kontraktfornyelser, december møde aflyst nyt planlægges i januar.

Begynderudvalg:

Nye hold er fastlagt for 2020, de første 2 hold er allerede fuldt bookede.

Ad 5:

Henvendelse vedr. støtte til klubbens ”pro” spillere qua en turnering. Bestyrelsen er positiv indstillet og der arbejdes videre med henvendelsen.

Henvendelse om brug af golf carts under turneringer. For at skabe klarhed laves der en tilføjelse til den gældende nuværende tekst.

Henvendelse vedr. tredje shelter. Det viser sig, at der er ansøgt om ny placering hos kommunen og rykket flere gange, hvorfor der ikke er grund til at gøre yderligere.

Ad 6:

Støttemuligheder fra LAG Sønderborg-Aabenraa blev kort drøftet. Tidskrævende og kompliceret og skal derfor anvendes i forbindelse med meget konkrete projekter vedr. miljø og beskæftigelse.

Bestyrelsen holder ekstraordinært arbejdsmøde søndag den 19. januar kl. 10.00

Mulig dato for generalforsamling er 25 februar afhængig af status på regnskabet.

Referent

Torben Petersen

Referat bestyrelsesmøde tirsdag den 12. november 2019, kl. 18.30

Sted: Aabenraa Golfklub

Deltagere: Jonna Andersen (JA), Klaus Milton Jensen (KM), Torben Petersen (TP), Mette Lillebæk (ML), Jytte Callesen, (JC), Ole Højen (OH), Palle Christensen (PC)

Fraværende: Peter Riggelsen (PR), Henning Kjeldsen (HK)

Dagsorden:

1. Godkendelse af referat fra sidste møde
2. Efterretninger
3. Økonomi og medlemssituation
4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder
5. Henvendelser fra medlemmerne / Indkomne forslag
6. Eventuelt

Ad 1:

Godkendt

Ad 2:

Sponsorudvalget har via EY undersøgt, hvorvidt et medlemskontingent i AAGK kan inkluderes i et sponsorat. Dette er ifølge EY OK, hvis det på fakturaen specificeres, hvad der er kontingent og hvad der er sponsorat. Bestyrelsen accepterer metoden.

Alle gamle golf carts er nu solgt.

Medlemsmøde. De indkomne forslag blev gennemgået og diskuteret.

Ad 3.

Økonomi:

Der forventes stadig et underskud i år i forhold til budgettet. Der er ingen væsentlige ændringer i forhold til sidste måned. OH starter budgetlægningen for 2020 i løbet af en uges tid.

Gaveindsamlingen er stadig lidt træg, indtil nu har 59 personer givet gave. 100 er nødvendig for at kunne få del i udlodningen.

Medlemssituationen:

Pt. 633 medlemmer. Vi har modtaget 54 udmeldinger per 31/10, hvilket er på linje med tidligere år.

Ad 4:

Baneudvalg:

Det våde vejr har drillet i efteråret og udskudt forskellige ting.

Der overvejes alternative Tee steder på visse huller over vinteren for at skåne nogle af de permanente Tee steder.

Indoor golf. Ansøgning er sendt til kommune og afventer nabohøring. 1 december kommer til at knibe.

Hverveudvalg:

Vi har modtaget oplæg på hvervekampagne fra Funnel First via Facebook. Forslaget blev diskuteret og overvejes.

Sponsorudvalg:

Sponsorlister er blevet revideret og salget for 2020 er gået i gang

Ad 5:

Intet.

Ad 6:

Intet.

Referent

Torben Petersen

Referat bestyrelsesmøde torsdag den 17. oktober 2019, kl. 18.30

Sted: Aabenraa Golfklub

Deltagere: Jonna Andersen (JA), Klaus Milton Jensen (KM), Torben Petersen (TP), Mette Lillebæk (ML), Henning Kjeldsen (HK), Jytte Callesen, (JC), Ole Højen (OH)

Fraværende: Palle Christensen (PC), Peter Riggelsen (PR)

Dagsorden:

1. Godkendelse af referat fra sidste møde
2. Efterretninger
3. Økonomi og medlemssituation
4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder
5. Henvendelser fra medlemmerne / Indkomne forslag
6. Eventuelt

• Medlemsmøde november 2019
• Bestyrelsens fremtidige arbejde

Ad 1:

Godkendt

Ad 2:

Gruppen som står for rengøring på driving range har gjort opmærksom på, at der ikke længere er kopper til tee’s ved måtterne under halvtaget. Dette undersøges gennem greenkeeperne og tages op på næste baneudvalgsmøde.

KM gennemgik de seneste resultater fra ”golfspilleren i centrum”. Det er stadig vigtigt at medlemmerne bruger tid på at besvare spørgeskemaet, hvilket er med til at give bestyrelsen et overblik over ”tilstanden” i klubben.

Ad 3.

Økonomi:

Der forventes et underskud i år i forhold til budgettet. Underskuddet skyldes primært manglende kontingentindtægter grundet en ”budgetfejl”, samt skift af greenkeeper. Der er også manglende greenfee indtægter, men de opvejes af besparelser og indtægter andre steder.

Indtil videre har der været en træg start på gaveindsamlingen. Emnet tages op på medlemsmødet i november.

Medlemssituationen:

Pt. 633 medlemmer. Der er først overblik over udmeldte medlemmer den 31/10, indtil videre er der intet alarmerende.

Ad 4:

Baneudvalg:

Intet nyt om tredje shelter.

En bredere ”efterløber” overvejes, vil give både tidsmæssige og driftsmæssige besparelser på sigt.

Indoor golf er endnu ikke fuldt afklaret. Der er fundet en egnet lokalitet, men ejer mangler at underskrive og der skal også ske beboerhøring. Indoor golf kunne være med til at reducere dette års underskud.

Der overvejes renovering af skraldespande, boldvaskere og bænke op på en sådan måde, at det bliver lettere at klippe uden brug at buskrydder.

Hverveudvalg:

Golfens dag den 26. april 2020 og Spil med en ven den 23. august 2020.

Sponsorudvalg:

Har startet sine aktiviteter og mange sponsorater skal gentegnes for 2020/21, hvilket kan bringe lidt usikkerhed for budgettet for 2020.

Ad 5:

Henvendelse vedr. brug af golf cart under turneringer. Formuleringen på klubbens hjemmeside fastholdes.

Ad 6:

Medlemsmøde november. Vi planlægger at lave en uformel tilmelding for at kende et ca. deltagerantal. Per og Ronni deltager på mødet og har hver en indlæg. Indtil videre er der indkommet 2 spørgsmål.

Jonna træder tilbage som formand på næste generalforsamling, men fortsætter endnu et år i bestyrelsen. Dette giver anledning til ændring og uddelegering af en række arbejdsopgaver, hvilket også kommer til at betyde behov for mere hjælp fra vores store ”frivillige Korps”. Bestyrelsen planlægger en ”arbejdssøndag” i starten af januar 2020, for at få struktureret arbejdsopgaver, redskaber og forretningsgange.

Referent

Torben Petersen

Referat bestyrelsesmøde tirsdag den 9. september 2019, kl. 18.30

Sted:Aabenraa Golfklub

Deltagere: Jonna Andersen (JA), Klaus Milton Jensen (KM), Torben Petersen (TP), Mette Lillebæk (ML), Henning Kjeldsen (HK), Jytte Callesen, (JC), Peter Riggelsen (PR), Palle Christensen (PC), Ole Højen (OH)

Fraværende: Ingen

Dagsorden:

1. Godkendelse af referat fra sidste møde
2. Efterretninger
3. Økonomi og medlemssituation
4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområder
5. Henvendelser fra medlemmerne / Indkomne forslag
6. Eventuelt

Ad 1:

Intet referat fra sidste møde.

Ad 2:

Vi har modtaget 45.000 kr. i støtte fra DIF og DGI’s foreningspulje til vores Astronaut projekt. Ronni laver en prioritetsliste over, hvilke materialer der skal bruges frem til næste sommer. Separat plan laves i fald der bliver mulighed for vintergolf i 19/20.

Golf carts. Der arbejdes på at komme af med de gamle golf carts, samtidig med at sponsorudvalget prøver at finde sponsorer til de nye golf carts.

Ad 3.

Økonomi:

Der er et underskud i forhold til budgettet. Afvigelserne skyldes primært manglende kontingentindtægter, manglende greenfee indtægter samt skift af greenkeeper. Kvartalsregnskab samt forventninger til årsresultat kommer på næste bestyrelsesmøde.

Medlemssituationen:

Pt. 629 medlemmer. 

Ad 4:

Baneudvalg:

3’ shelter er stadig udestående. Klaus sender kort til Peter med ønsket placering af 3’ shelter.

Sommer greens lukkes 3 måneder til vinter grundet svamp samt efterslæb fra tidligere år. Til gengæld er der blevet lovet forbedrede vintergreens i forhold til tidligere år. 

Begynderudvalg:

Begynderturnering flyttes snart til søndag eftermiddag grundet den mørke tid. Preben Skellgaard har overtaget teoriundervisningen.

Hverveudvalg:

Pt. ingen aktiviteter, der undersøges hvilke muligheder der findes i forbindelse med Facebook.

Diverse:

Hjælperturnering lørdag den 5. oktober. Indbydelse udsendes snarest. Da turneringen er for hjælpere, arrangeres turneringen af bestyrelsen og andre frivillige.

Årligt medlemsmøde er planlagt til søndag den 17. november kl. 10. Indbydelse udsendes senere.

Ad 5:

Ingen henvendelser.

Ad 6:

4 personer er på valg til næste generalforsamling. Der agiteres for mulige emner på det kommende medlemsmøde.

”Wall of Fame” skal ændres grundet pladsmangel. Speedy er behjælpelig med dette, men egnet stillads skal findes.

Der blev udvekslet strøtanker vedrørende revidering af vedtægter, bestyrelsessammensætning samt fremtidig struktur.

Referent

Torben Petersen