Referat medlemsmøde 18. november 2018:

Opfordring til medlemmerne at bruge de 5-10 min. det tager at udfylde spørgeskemaet, når det kommer én gang om året – bestyrelsen bruger svarerne til at løse div. opgaver.

Resultaterne vil blive lagt på hjemmesiden.

Dårlige indkørselsforhold – de første 10 meter af indkørslen bliver forbedret hen over vinteren. Det gamle asfalt fjernes og der køres nyt underlag på.

Vintergreens hullers størrelse:

De store er i 2017 blevet skiftet til mindre huller. De kan blive i jorden hele sæsonen, da der er låg på.

Midlertidige vinterteesteder – kan ikke klippes så tæt som normale teesteder, da underlaget er anderledes.

Evt. klokke på blinde huller

Vaskeplads: Kompressor udskiftes og laves med to håndtag.

Når der er brug for frivillige til specifikke opgaver, skal opgaven være at melde det ud i god tid hvis muligt.

Åbningstiderne i butikken kan ikke fastlægges ved årets begyndelse. Det kræver, at max. 4-5 medlemmer melder  sig til faste tider for hele sæsonen. Indtil det sker, vil der stadig blive annonceret, når der er bemanding i butikken.

Dato på banestatus skal opdateres jævnligt, også selvom der ikke sker ændringer i teksten.

Bestyrelsen opfordres til at udsende faste nyhedsbreve ca. 2 gange på en måned. Opfordring til alle medlemmer at indsende materiale hertil.

Der kommer en ny APP til golfklubber, der fungerer på samme måde som Facebook.

Evt. golfregelaften en gang årligt.

referent: ML

Referat af Bestyrelsesmøde

Tirsdag den 11. december 2018 kl. 18:30

Tilstede: Henning Kjeldsen (HK), Jytte Callesen (JC), Preben Pedersen (PP),), Jonna Andersen (JA), Ole Højen (OH), Klaus Milton Jensen (KM).

Fraværende: Henrik Thykær (HT), Mette Lillebæk (ML), Peter Riggelsen (PR).

Dagsorden – beslutninger:

1. Godkendelse af referat fra sidst
2. Efterretninger
3. Økonomi og medlemssituation
4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområde.
5. Henvendelser fra medlemmerne/indkomne forslag
6. Kommunikation
7. Generalforsamling 2019
8. Eventuelt

Referat fra mødet:

Ad1:

Referat godkendt

Ad 2:

MobilePay – nyt nummer: 23976

Arbejdsmøde:

John Jønsson, PP

GDPR / Dataforordning – opfølgning:

Medlemmerne er informeret via nyhedsmail. Derudover skal der til alle de personer, der er under diverse udvalg på hjemmesiden, udfærdiges et “skriv”, som de kan underskrive, at de godkender, vi bruger deres oplysninger på hjemmesiden.

Parkeringspladsen:

Der søges fonde for at finde penge til ny parkeringsplads.

Ad 3:

Økonomi:

Der forventes et overskud på omkring Kr. 100.000 for 2018. Budgettet kommer efter jul.

Bestyrelsen er i gang med at undersøge, om vi har den rigtige dækning på voresforsikringer.

Medlemssituation:

I alt 671 medlemmer

Ad 4:

Skiltning, nye next tee og teesteder m.v.

• Hver hul skal have en klipning fra tee-stedet, så det er markeret, hvor man skal gå.

• Markering af hazzard: Gule pæle bliver alle steder ændret til røde pæle.

• Lynshelters: to af de tre lynshelters bliver opført i løbet af 2019. Der er tvivl om placeringen af det tredje lynshelter, så der afventes en afklaring af placeringen.

• Der opsættes en ny kompressor ved boldvaske-området. Desuden opsættes en kompressor ved bagrummet.

Begynderudvalget:

Datoer for holdstart af begynderhold kommer snarest og vil blive offentliggjort på hjemmesiden.

Hverveudvalget:

Der er aftalt møde i det nye år.

Ad 5:

Intet.

Ad 6:

Klubben skal være prøveklub i forbindelse med en nyudviklet APP til Smartphones (hedder: ”Golflog”). App’en giver klubbens medlemmer mulighed for kommunikation på en overskuelig måde, hvor data er beskyttet. Programmet er nyudviklet, men klubben skal ikke betale for programmet i 2019 da den optræder som ”prøveklub”. Fra 2020 koster App’en kr. 4900 pr.  år.

Ad 7:

Generalforsamling:

På valg er:

1. Henrik Thykær ønsker ikke genvalg.
2. Jonna Andersen modtager genvalg
3. Ole Højen modtager genvalg

Ændringsforslag til klubbens vedtægter:

Antallet af bestyrelsesmedlemmer reduceres med 2 så der fremover vil være 5 (nuværende 7) bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter.

Næste møde: tirsdag den 15. januar 2019

Referent: Preben Pedersen (PP)

Referat af Bestyrelsesmøde

Tirsdag den 13. november 2018 kl. 18:30

Tilstede: Henning Kjeldsen (HK), Preben Pedersen (PP), Ole Højen (OH), Klaus Milton Jensen (KM), Mette Lillebæk (ML), Jonna Andersen (JA), Henrik Thykær (HT)

Fraværende: Peter Riggelsen (PR), Jytte Callesen (JC)

Dagsorden – beslutninger:

1. Godkendelse af referat fra sidst
2. Efterretninger
3. Økonomi og medlemssituation
4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområde
5. Henvendelser fra medlemmerne/indkomne forslag
6. Eventuelt

Referat fra mødet:

Ad1:

 Referat godkendt

Ad 2:

Indoor-golf:

 Der er undersøgelser i gang for at finde ud af hvad der er af muligheder. Men det er svært at leje en hal, fordi de desværre ligger i industriområder, hvor der er lokalplaner, som står i vejen for tilladelse til sport

Shelter mellem hul 9 og 13 skal flyttes til ny placering på grund af naboindsigelse.

Kan den ikke arbejdes for at beholde placering, som vi har afsat forkert? Vi afventer.

Der er doneret penge til opførelse af den sidste shelter.

Ad 3:

Økonomi:

Vi mangler indtægter på greenfee.

Medlemssituation:

I alt 665 medlemmer

Ad 4:

Turneringsudvalg:

Åbningsturnering: sidste lørdag i april 27. april 2019

Bygma-turnering: i pinsen 2019

DGU-farver: farverne skal overholdes så der er en ens linie udad til.

Der kommer nærmere besked om konditionerne format og skrifttype.

Aktiviteter:

Regelaften annonceres. Det vil koste kr. 75,- for en aften og incl. en regelbog.

Lokalreglerne skal tjekkes sammen med Finn Cummings. Rune og Joan skal kontaktes.

Bilnøgler:  Nøglebox til buggy-nøgler er købt gennem Compupartner.

Det betyder, at man ”selv” kan hente sin nøgle .

Ad 5:

Fra medlemmer:

Forespørgsel om mulighed for at booke tider på bag-ni, hvor tider er reserveret, som f.eks. ved begynderturnering. Bliver undersøgt.

Ad 6:

Intet

Næste møde: tirsdag den 11. december 2018

Referent: Preben Pedersen (PP)

Referat af Bestyrelsesmøde

Tirsdag den 9. oktober 2018 kl. 18:30

Tilstede: Henning Kjeldsen (HK), Preben Pedersen (PP), Ole Højen (OH), Klaus Milton Jensen (KM), Peter Riggelsen (PR), Mette Lillebæk (ML)

Fraværende: Jytte Callesen (JC), Jonna Andersen (JA), Henrik Thykær (HT)

Dagsorden – beslutninger:

1. Godkendelse af referat fra sidst
2. Efterretninger
3. Økonomi og medlemssituation
4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområde
5. Henvendelser fra medlemmerne/indkomne forslag
6. Eventuelt

Referat fra mødet:

Ad1:

 Referat godkendt

Ad 2:

intet

Ad 3:

Økonomi:

Vi ligger under budgettet.

Ad 4:

Ansvarsområder:

Turneringsudvalg:

I forbindelse med indførelse af nye golfregler fra 2019 vil turneringsudvalget gerne involveres i implementeringen.

Forslag: at der afholdes et antal medlemsmøder, hvor de nye regler gennemgås.

Opfordring til at få nye regelinteresserede på kursus.

Joan Vollertsen er interesseret.

Nyhedsbrev udsendes (ML)

Hverve- og aktivitetsudvalg:

 Kulturnatten: stor succes der var mange besøgende, og der var stor interesse for medlemskab.

 Ad 5:

intet

Ad 6:

Intet

Næste møde: tirsdag den 13. november 2018

Referent: Preben Pedersen (PP)

Bestyrelsesmøde tirsdag d. 11. september

Tilstede: Henning Kjeldsen (HK), Jytte Callesen (JC), Preben Pedersen (PP), Jonna Andersen (JA), Ole Højen (OH), Klaus Milton Jensen (KM), Henrik Thykær HT),),.

Fraværende : Peter Riggelsen (PR) ,Mette Lillebæk (ML)

Beslutninger:

1. Godkendelse af referat fra sidst
2. Efterretninger
3. Økonomi og medlemssituation
4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområde.
5. Henvendelser fra medlemmerne/indkomne forslag
6. Eventuelt

Ad1

Godkendt.

Ad 2

Sponsorturnering 38 tilmeldt.

Ad 3

Økonomi

August har været en god måned.

Ansatte Greenkeepere er for øjeblikket 2 fuldtids og en halvtids.

Greenfeeindtægter er gode men under budget for året.

Medlemmer

Medlemstal: 661

Ad 4.

Hverveudvalg

Kulturnat i Løjt. Arrangementet  var velbesøgt med mange positive besøgende.

Golfens dag 28. April 2019

Spil med dag 18. August 2019

Robotklipper

Har været på prøve i 1 uge.

Konklusion: Forløb meget fornuftigt, men det er vist lidt tidligt. 2020 er mere realistisk.

Ad 5.

Hjælperturnering 6. oktober

Baneoplysninger. Banen bliver gennemgået af baneudvalget for at optimere oplysningsskilte og andre former for evt. misforståelser.

Hole in one : DGU har fra 2017 genoptaget muligheden for at modtage et oplysningskort over begivenhedens fakta.

Hvis begivenheden er sket udenfor hjemmeklubben skal der indhentes oplysninger som afleveres til hjemmeklubben, som så kan videresende dette til DGU. Skal med i nyhedsbrev.

Medlemsmøde 18. november

Ad 6

Intet.

referent PP

Referat af Bestyrelsesmøde 

Tirsdag den 14. august 2018 kl. 18:30

Tilstede:Henning Kjeldsen (HK), Preben Pedersen (PP), Jonna Andersen (JA), Ole Højen (OH) Mette Lillebæk (ML), Klaus Milton Jensen (KM), Henrik Thykær (HT), Peter Riggelsen (PR), Jytte Callesen (JC)

Fraværende: ingen

Dagsorden – beslutninger:

1. Godkendelse af referat fra sidst
2. Efterretninger
3. Økonomi og medlemssituation
4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområde
5. Henvendelser fra medlemmerne/indkomne forslag
6. Eventuelt

Referat fra mødet:

Ad1: 

Referat godkendt

Ad 2:

Drøftelse af persondataregler.

Der skal sendes mail  ud til de medlemmer som har et billede på hjemmesiden.

Ad 3:

Økonomi:

Vi ligger tæt på budgettet.

Vandingsproblem: der søges om ny vandindvindingstilladelse.

Ole Højen deltager i kursus omkring fundraising d. 1. Oktober. Torben Petersen opfordres til at deltage.

Medlemssituation:    662 medlemmer

Uge 29:

 Drøftelse af ugens forløb og konklusion:

Ugen er forløbet tilfredsstillende og vil blive gentaget i 2019. Planlægningsgruppen har evalueringsmøde d. 29. August.

Overskud for ugen : kr. 30.000,- uden sponsorer.

Ad 4:

 Beplantning:

Træer mellem hul 1 og 2 i alt 28 træer

38 træer – 8 og 12

Der er behov for et Træudvalg. Derfor bliver der indkaldt til et orienteringsmøde omkring hvilket omfang pasningen af træerne indebærer.

Nyhedsbrev udsendes med opfordring til at forpligte sig (2. Halvdel af oktober )

Ansvarsområder:

Turneringsudvalg:

god turnering med SuperBrugsen

Juniorudvalg:

Junior har lavet om på deres fredagsmatch. 3 gange i alt med pizza efterfølgende.

Skolegolf er startet i dag 14. August med 56 deltagere fra Løjt skole.

Til foråret kommer der flere skoler til.

Nyhedsbrev udsendes.

Shelters Ole Svenningsen står for projektet.

Ad 5:

Forespørgsel fra herreklubben:

Ønske om en 1 times blokering søndage.

Svar:

Afslag med begrundelsen at det vil danne præcedens. Herreklubben opfordres til at booke tider 3 uger før.

Ad 6:

Intet

Næste møde: tirsdag den 11. september 2018

Referent: Preben Pedersen (PP)

Referat af Bestyrelsesmøde

Tirsdag den 12. juni 2018 kl. 18:30

Tilstede: Henning Kjeldsen (HK), Jytte Callesen (JC), Preben Pedersen (PP), Jonna Andersen (JA), Ole Højen (OH) Mette Lillebæk (ML) ,Peter Riggelsen (PR)

Fraværende: Henrik Thykær (HT), Klaus Milton Jensen (KM)

Dagsorden:

 Godkendelse af referat fra sidst

1. Efterretninger

3. Økonomi og medlemssituation

Hvor mange medlemmer har vi fået fra Toftlund Golfklub? (indmeldelser)

• Status på momsrefusion – vi skal i gang med dette projekt
• Orientering omkring shelter
• Udskiftning af Toro 4700 Groundmaster til JD4066 kompakttraktor med Pro-Flex 120 D

(billigere leasing – billigere drift – stor mandskabsbesparelse – meget større flexibilitet)

4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområde.
5. Henvendelser fra medlemmerne/indkomne forslag
6. Eventuelt

Referat fra mødet:

Ad1:

 Referat godkendt

Ad 2:

Sponsormatch?  22. Juni aflyst og flyttes til d. 14 september

Møde uge 29 udvalg  25. Juni 19:00

Dokumenter til den nye persondataforordning blev forelagt.

• Samtykkeerklæring ( skal benyttes ved medlemskab)
• En til cookies

Forretningsudvalg sørger for implementeringen af dokumenterne.

Der skal  sendes et underskriftsark ud til alle medlemmer af klubbens udvalg som har billeder på hjemmesiden.

Ad 3:

Økonomi:

Økonomi gennemgået.

Nyt vandingsanlæg med bedere må installeres da det gamle anlæg er nedslidt.

Vedtaget

Medlemstal:  650

Toftlundmedlemmer siden januar: 60 spiller i ordningen med Aabenraa Golfklub.

Status på momsrefusion – vi skal i gang med dette projekt (opfordre medlemmer til at give en gave på over 200 kr. Der udfærdiges en liste over gavegivere Ole Højen arbejder sammen med Michel Madsen om en skrivelse til medlemmer.)

Orientering omkring shelter. Der er byggetilladelse til tre, men vi opfører i første to.

 P-plads ændringer blev forelagt (billigere løsning). P-pladsen udskydes måske til næste år punktet udsættes til næste møde.

Ad 4:

Juniorudvalg: intet møde.

Turneringsudvalg intet møde

Aktivitetsudvalg: har været på Sønderstrand til DGI arrangement.

Begynderudvalg: intet møde

Der skal rettes henvendelse til andre store institutioner for at få flere til at deltage i ”spil med en ven”- dag.

Ad 5:

Klubben mangler en kontaktperson til de praktiske funktioner i klubhuset.

Arbejdsmøde 3. Juli  kl. 19:00

Formål: arbejdsbeskrivelse af opgaver for klubhuset.

Deltagere: OH, JC, PP, Jonna.

Ad 6:

Drøftelse af gæstebemanding i klubhuset.

Næste møde: tirsdag den 10. juli 2018

Referent: Preben Pedersen (PP)

Referat af Bestyrelsesmøde

Tirsdag den 8. maj 2018 kl. 18:30

Tilstede: Henning Kjeldsen (HK), Jytte Callesen (JC), Preben Pedersen (PP), Jonna Andersen (JA), Klaus Milton Jensen (KM), Mette Lillebæk (ML), Henrik Thykær( HT).

Fraværende : Ole Højen (OH), Peter Riggelsen (PR)

Dagsorden:

1. Godkendelse af referat fra sidst
2. Efterretninger
3. Økonomi og medlemssituation
4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområde
5. Henvendelser fra medlemmerne/indkomne forslag
6. Eventuelt

Referat fra mødet:

Ad1:

Referat godkendt

Ad 2:

Datafordningsloven:

ML laver et udkast med en generel beskrivelse til både nye medlemmer og gamle medlemmer. Det er ikke muligt at bruge Dropbox (man skal være påpasselig med personfølsomme data) efter de nye oplysninger, men der er mulighed for at bruge google drev hvis den er hostet i Europa. Problemstillingen undersøges af JC.

Vedtægter:

Der skal ændres på vedtægterne, så det tydeligt fremgår, at man ikke kan få udbetalt sit indbetalte indskud (dette omhandler medlemmer som har indbetalt indskud).

Ad 3:

Økonomi:

Ingen tal for økonomi i denne måned grundet OH’s fravær.

Medlemssituation:

Medlemstal : 648 medlemmer

Heraf 45 nybegyndere.

Ad 4:

Turneringsudvalget:

Kan et medlem af turneringsudvalget (som har vagt) spille med i turneringer? Der skal helst være en ansvarlig leder på kontoret, især hvis der er udsigt til torden og der skal altid være en sponsor til stede under turneringen.

Aktivitetsudvalget:

Kulturnatten i Løjt Kirkeby 15. september:

Der har været afholdt fire møder og AAGK har valgt at deltage i tidrummet 10 – 14. Området som klubben kan bruge til præsentation svarer til en parcelhusgrund og ligge lige overfor skolen. Golfklubben opsætter 4 huller på arealet, så man kan få et indtryk af spillet. Der vil desuden være putte-aktiviteter, udslags-konkurrencer og andre sjove indslag.

Golfens dag: 7 deltagere ( 2 har meldt sig ind)

Spil med en ven: 7 deltagere (2 har meldt sig ind)

Juniorer:

intet møde.

Der arrangeres en skoleturnering for Aabenraa kommune. Program kommer.

Begynderudvalget:

En reminder i nyhedsbrevet , at man helst i weekenderne skal booke tid efter 14 (eller acceptere at man skal lukke igennem) fordi der kan være meget tryk på banen.

Eliten:

Elite herrer og damer har spillet mod Nordborg Golfklub. Resultatet blev, at :

damerne tabte til Nordborg og herrerne vandt over Nordborg .

Ad 5:

Intet

Ad 6:

Intet

Næste møde: tirsdag den 12. juni 2018

Referent: Preben Pedersen (PP)

1. Godkendelse af referat fra sidst
2. Efterretninger
3. Økonomi og medlemssituation
4. Rapport fra bestyrelsesmedlemmernes ansvarsområde
5. Henvendelser fra medlemmerne/indkomne forslag
6. Eventuelt